Sådan bruges Mail Merge i Microsoft Word 2016 til Mac

Hvordan

VedAndre Da Costa

Sidst opdateret den14. november 2019

Hvis du har brug for at sende batchdokumenter til en gruppe individer, for eksempel en invitation til en begivenhed eller et møde; Microsoft Mail Merge-funktionen er en hurtig og nem måde at gøre det på. Vi har tidligere vist, at du viser at forberede dokumenter ved hjælp af Mail Merge-funktion i Word 2016 til Windows, men processen lidt anderledes for brugere af Word 2016 til Mac. I denne artikel viser vi dig, hvordan det fungerer.

Brug af funktionen Mail Merge i Microsoft Word 2016 til Mac

Postfusion er ikke kun til dokumenter; du kan bruge det til brochurer, nyhedsbreve eller materiale til masseforsendelser. Opsætning af et dokument til mailfusion er en todelt proces, der inkluderer hoveddokumentet og datakilden, der består af navnene og adresserne på de enkelte personer for hvert dokument. Oplysninger, der er gemt i datakilden, bruges af Word til at kombinere og derefter generere dokumenter til hver.

Lad os begynde med at indsamle information til hver modtager, der kaldes feltnavnet. Et feltnavn indeholder oplysninger som navn, adresse og hilsen. En anden vigtig del af oprettelsen af ​​et mail-fusionsdokument er formularen, der inkluderer information leveret til modtageren. Eksempelbrevet nedenfor indeholder en liste over felter, jeg vil medtage i hvert dokument.

Opret modtagerlister

Start Microsoft Word, og vælg derefter Fanen Sendinger> Vælg Modtagere> Opret en ny liste.

Datakildevinduet vises på skærmen. Som du kan se, er listefelterne allerede befolket med navne, du kan bruge. Bare for at være sikker, ville jeg fjerne dem alle og bruge dine egne til at undgå forvirring. Vælg hvert felt, og klik derefter på minus-knappen for at fjerne det. Efter at have ryddet hvert felt, fortsæt med at indtaste dit eget. Du kan organisere hvert felt ved hjælp af pil op og ned. Når du er færdig, skal du klikke på Opret.

Giv datakilden et navn, og klik derefter på Gem.

Populér felterne med navnene og adresserne på hver modtager, når det er komplet, skal du klikke på OK. Bemærk! Hvis du vil tilføje eller fjerne en post, skal du klikke på plus- eller minus-tegnet i vinduet nederst til venstre.

Indsæt flettefelter og færdiggør det fusionerende dokument

Nu kommer den lette del, ved at indsætte dine flettefelter. Vælg fanen Sendinger, og klik derefter på Indsæt fletningsfelt, vælg derefter dit fletningsfelt. Gentag trinnene for at udfylde dit dokument med de relevante flettefelter.

Gem formularbrevet, vælg fanen Mailings, og klik derefter på Finish & Merge-knappen, og klik derefter på Edit Individual Documents.

Du kan derefter gennemgå dine dokumenter eller udskrive dem.

Brugere af Word 2016 til Windows vil bemærke, at der er små forskelle mellem begge versioner. Word 2016 til Mac minder ironisk nok om Word 97 til Windows. Uanset hvad giver begge de samme resultater.

For flere tip og tricks til brug Microsoft Office, gennemse vores komplette arkiv med Office-artikler.