Sådan bruges e-mail-fletning i Microsoft Word til at oprette batchdokumenter

Hvordan

VedAndre Da Costa

Sidst opdateret den12. juli 2019

Mail Merge er en af ​​de klassiske funktioner i Microsoft Word, der bruges til at fremstille massedokumenter, der indeholder unik information. Nogle eksempler, hvor det kan være nyttigt, inkluderer brochurer, nyhedsbreve eller materialer, der bruges i masseforsendelser. I denne artikel viser vi dig, hvordan du bruger Mail Merge i Microsoft Word.

Brug af funktionen Mail Merge i Microsoft Word

I dette eksempel opretter jeg et dokument, der inviterer venner til en begivenhed. Der er to komponenter til et brevfletningsbrev; hoveddokumentet og datakilden, som navnene og adresserne på de personer, der er inviteret til begivenheden. Når du har samlet oplysningerne til datakilden, håndterer Word at kombinere dokumenterne for hver inviteret gæst.

Det første trin er at have alle de unikke oplysninger for hver modtager kaldet et feltnavn, såsom navn, adresse og hilsen. En anden vigtig del af oprettelsen af ​​et mail-fusionsdokument er formularen, der indeholder oplysninger leveret til modtageren. Eksempelbrevet nedenfor indeholder fem felter, som jeg bliver nødt til at medtage i hvert dokument.

Start guiden Mailfletning

Opret et nyt tomt dokument i Microsoft Word, og vælg Fanen Mailings> Start Mail Merge> Trin for trin Mail Merge Wizard.

Når guiden Mailfletning vises, skal du vælge breve radioboks, og klik derefter på Næste: Start af dokument.

Vælg Brug det aktuelle dokument og fortsæt derefter til næste trin for at vælge modtagere. Guiden Mailfletning giver dig valget mellem at bruge et eksisterende dokument. Hvis jeg allerede havde forberedt et brev, kunne jeg bare ændre feltnavne som grundlag for datakilden.

Guiden Mailfletning er kraftfuld. Du kan bruge flere kilder til din modtagerliste, der inkluderer en Microsoft Access-database eller Excel-regneark. Til denne artikel opretter jeg min datakilde fra bunden ved at vælge, Skriv en ny liste og klik derefter på Skab.

Opret og gem datakilden

En formular med forudfyldte felter vil blive præsenteret. Dette er måske ikke ideelt, da vi måske ikke ønsker nogle af disse områder, og det kan forvirre os. Så vi vil slette og ændre nogle af feltnavne; Klik på Tilpas kolonner for at gøre det.

Hvis du vender tilbage til vores eksempeldokument, vil du bemærke, at vi kun havde fem felter, mens de forudbefolkede felter leveret af Word er 13. Nogle af dem er vigtige, så vi vil beholde bare dem, vi ønsker. For at slette et felt skal du vælge det og derefter klikke på Slet.

Klik på Ja for at bekræfte sletningen. Gentag dette trin for alle de sektioner, du ikke ønsker.

Da vi ikke har nogle af de specifikke felter, der er nødvendige, vil vi omdøbe de eksisterende felter og tilføje nye.

Når listen er afsluttet, skal listen med feltnavne matche og være den samme som beskrevet i vores eksempeldokument. Klik Okay for at bekræfte ændringerne.

Fortsæt med at udfylde felterne med navnene og adresserne på hver modtager, når det er komplet, skal du klikke på OK.

Gem din datakilde, som vil flette ind i dit endelige dokument.

Der vises en forhåndsvisning af dine mail merge-modtagere. Hvis du vil foretage ændringer såsom redigering eller tilføje et felt, skal du vælge datakilden og derefter klikke på Rediger. Fortsæt med at skrive dit brev, og indtast derefter flettefelter, hvor det er nødvendigt.

Indsæt flettefelter

For at indsætte et fletningsfelt skal du vælge forsendelser fanen, klik derefter på Indsæt fletningsfelt, og vælg derefter dit fletfelt. Gentag trinnene for at udfylde dit dokument med de relevante flettefelter.

Når du er færdig, skal du gemme dit brev, kaldes dette formularbrevet. Hvis du ved, kan du muligvis bruge dokumentet med en lignende struktur, og du kan vælge muligheden for at genbruge det i et eksisterende dokument under guiden Mailfletning.

Flet slutdokument

Her kommer den sjove del ved at flette dit dokument. Vælg forsendelser fanen, og klik derefter på Færdig og flet Klik derefter på knappen Rediger individuelle dokumenter.

Vælg Alle Klik derefter på OK.

Det er det. Nu er alle dine dokumenter klar til udskrivning eller gennemgang.

Disse instruktioner fungerer også i Microsoft Word 2013, 2010 og 2007. Hvis du producerer dokumenter såsom certifikater, fungerer Mail Merge-funktionerne også i Office-applikationer, f.eks. Microsoft Publisher.

For flere tip og tricks til brug Microsoft Office, tjek de følgende artikler, eller gennemse vores komplette arkiv med Office-artikler.

• Sådan aktiveres og bruges farvning i Word 2016
• Sådan spores ændringer i Word 2016-dokumenter
• Forbedre din produktivitet med faner i Microsoft Word