Øg din Outlook-produktivitetsarbejde med disse tip

For nybegynderen eller proffen inkluderer Microsoft Outlook mange funktioner, du kan bruge til at øge din produktivitet. Her er nogle af de vigtige tip til at forbedre din arbejdsgang og produktivitet ved hjælp af Outlook til Mac, Office 365 eller web-versioner.

Opsætningsregler

Regler kan hjælpe dig med at automatisere styring af dine meddelelser, uanset om det blokerer for uønsket e-mail eller flytning af bestemte meddelelser til en mappe. For eksempel kunne du få alle meddelelser fra din chef flyttet til en bestemt mappe, så du aldrig går glip af dem. Med den fulde version af Outlook kan du oprette nogle temmelig komplekse regler.

Her er en simpel regel, hvor jeg flytter beskeder fra modtagermappen. Vælg en meddelelse fra modtageren, og klik derefter på Hjem fanen, og klik derefter på Regler> Opret regel.

Marker afkrydsningsfeltet

Fra modtageren og kontroller derefter Flyt emnet til mappe. ” Vælg en eksisterende mappe, eller opret en ny. Vælg det, og klik på OK. Du kan køre reglen med det samme eller på et senere tidspunkt. Der er regler, du kan indstille for at modtage en alarm, når du får en e-mail fra en bestemt modtager eller beskeder med bestemte ord. Tjek ud hvordan man flytter nye beskeder til en bestemt mappe.

Også, avancerede regler blev føjet til Outlook.com for et par år siden.

Brug farvekategorier og flag

Brug funktionen Farve og kategorier til at hjælpe med at prioritere og fokusere på hvad der er vigtigt. Vælg en meddelelse, og klik på menuen Kategoriser, vælg derefter en passende farve. Du kan tilpasse disse farver til en bestemt betydning. Klik Kategorier> Alle kategorier > vælg en farve og derefter Omdøb. Tastaturkommandoer kan også tildeles, så du hurtigt kan markere en meddelelse.

Opfølgningsflagget kan også hjælpe dig med at huske meddelelser, du har brug for at se på, når du har tid. Når du markerer en e-mail-meddelelse, vises den på listen over huskeliste og opgaver, så du kan huske at være opmærksom på den.

Planlæg ved hjælp af forsinket levering

Outlook giver dig mulighed for det forsink levering af en e-mail til et bestemt tidspunkt på dagen. Denne funktion er praktisk, hvis du ved, at en modtager ikke kommer til din besked før på et givet tidspunkt. Hvis du er opmærksom på, at en bruger tjekker e-mail omkring kl. 3 om morgenen, skal du oprette en ny meddelelse og derefter klikke på Forsink levering knappen under Muligheder. Foretag de relevante ændringer af leveringsindstillingerne som Lever ikke før dato og tid.

Opret en søgemappe

En søgemappe er en effektiv måde at triage dine beskeder og bringe noget fornuft til din indbakke. For eksempel kan du oprette en søgemappe for e-mail, du vil følge op, eller markere beskeder fra bestemte personer, grupper eller liste.

Klik på Folder fanen, og klik derefter på Ny søgemappe vælg derefter den type søgemappe, du vil oprette, fra en af ​​grupperne. Vælg postmappen, og klik på OK. En søgemappe oprettes i navigationsruden. Eventuelle meddelelser, jeg vælger at følge op, vil være tilgængelige der, når jeg har brug for dem.

Angiv niveau for uønsket e-mail-filter

Junk Mail kan bremse, hvor meget produktive e-mails du kan få til hele dagen. Ved hjælp af Outlooks Junk Mail-filter kan du minimere dens indvirkning. Klik på fanen Hjem, klik derefter på Uønsket-menuen i gruppen Slet, og klik derefter på Indstillinger for uønsket e-mail.

Jeg anbefaler at starte med indstillingen Lav og se, hvordan det fungerer for dig. Hvis uønskede beskeder er for aggressive, kan du flytte til en højere mulighed. I tilfælde af, at filteret fejlagtigt markerer en vigtig meddelelse, vil jeg holde indstillingen Permanent slet ikke markeret.

Opret sikkerhedskopiering af PST-fil

Outlook er et system, og det kan også mislykkes. Vedligeholdelse af en sund sikkerhedskopi af din personlige mappe kan sikre en jævn gendannelse i tilfælde af korrupt, systemsvigt eller andre uforudsete problemer.

Outlook-datafiler (.pst) oprettet ved hjælp af Outlook 2013 eller Outlook 2016 gemmes på din computer i Dokumenter \ Outlook-filer-mappen. Hvis du opgraderede til Outlook på en pc eller Mac, der allerede havde datafiler, der blev oprettet i Outlook 2007 eller tidligere, gemmes disse filer et andet sted i en skjult mappe på C: \ Brugere \ bruger \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Den offline Outlook-datafil (.ost) gemmes også kl C: \ Brugere \ bruger \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. De fleste data forbliver på serveren; Dog skal alle genstande, der gemmes lokalt, sikkerhedskopieres. For eksempel Kalender, Kontakter, Opgaver og eventuelle mapper, der kun er markeret Lokalt. For mere om oprettelse og sikkerhedskopiering af PST-mapper, se de følgende artikler:

• Sådan opretter du en PST-mappe i Outlook 2016
• Opret en PST-mappe i Outlook 2013
• Hvad er PST-mapper i Outlook, og hvordan o bruger dem
• Reparer korrupt PST-mappe i Outlook

Du er måske også interesseret i hvordan man finder Outlook midlertidige OLK-mappe.

Indstil svar uden for kontoret

Uanset om du vil være ude af kontoret det meste af dagen eller på ferie i en måned, kan du oprette et Out of Office-svar fortælle dine kontakter, at du ikke er tilgængelig. Bruger Ude af kontorassistent reducerer meget støj i din indbakke, når de prøver at nå dig uden et øjeblikkeligt svar. Det vil også reducere arbejdet med at rydde op i din indbakke, når du vender tilbage. Klik Fil> Info> Automatiske svar.

Vælg radioboksen Send automatiske svar, og definér derefter den periode, hvor du vil have denne besked sendt. Du kan også sende denne besked til kolleger i eller uden for organisationen.

Hvis du bruger Outlook til iOS, skal du trykke på Indstillinger, trykke på din Exchange Server og derefter på Automatiske svar. Skift automatisk svar, og skriv en personlig besked.

Håndtering af underretninger

Outlook desktop-meddelelser kan være overvældende og distrahere dig. En mulighed, du har, er at deaktivere dem. For at slå dem fra skal du højreklikke på Outlook-ikonet i meddelelsesområdet på proceslinjen og derefter klikke på Vis ny mail-skrivebordsadvarsel. For ældre versioner af Outlook, se vores artikel om hvordan man deaktiverer Outlook desktop alarmer.

Tips til Outlook Mobile

Hvis du bruger den mobile version af Outlook, er her nogle tip, du kan bruge til at forblive produktiv på farten.

Skift mellem personlige og arbejdskalendere.

Tryk på fanen Kalender, tryk derefter på hamburger-menuen, tryk derefter på din Arbejds- eller personlig kalender.

Planlæg et Skype-opkald med Outlook til iOS

Tryk på Kalender, opret en ny, indtast derefter et navn til begivenheden. Tryk på Folk, tilføj derefter de personer, du gerne vil invitere. Stryg ned og slå til Skype-opkald tryk derefter på Skype-opkald-link, indtast en beskrivelse, og tryk derefter på Færdig. Tryk på Gem for at afslutte.

Send en tilgængelighed

Opret en ny besked, og tryk på Kalenderbegivenhed.

Tryk på send tilgængelighed, vælg et passende tidspunkt og derefter Udført.

Send din besked.

Seneste opdateringer til Outlook 2016 til Mac tilføjede nogle nye funktioner. Tjek ud vores artikel for mere information om, hvordan du kan bruge disse nye funktioner. Tjek også vores artikel med en liste over Outlook-tastaturkommandoer til Mac-brugere.