Sådan fungerer ændringer i Google Docs

Hvordan

VedRyan Dube

Sidst opdateret den14. september 2020

Mange mennesker ser Google Docs som bare et Microsoft Word-alternativ. De fleste mennesker er ikke klar over, hvor kraftfuld det er som et redigeringsværktøj til teams.

Når du ved, hvordan du bruger sporændringer i Google Docs, behøver du aldrig bekymre dig om at miste ændringer i dine dokumenter. Alle revisioner gemmes og logges automatisk som standard. Hvis du nogensinde finder ud af, at du har brug for at gennemgå eller gendanne disse ændringer, er det kun et spørgsmål om et par klik.

I denne artikel vil vi dække, hvordan sporændringer i Google Docs fungerer, og hvordan man bruger det effektivt.

Brug Suggest til at gennemgå ændringer

En af de sikreste måder at redigere eller revidere et dokument i Google Docs er ved at ændre Redigering tilstand til Foreslår mode. Det gør du ved at vælge rullemenuen øverst til højre. Pilen vil være ved siden af ​​ordet

Redigering eller Visning, afhængigt af hvilken tilstand du er i.

Hvis du ikke kan se indstillingen Forslag (eller redigering), har du kun visningstilladelser på dokumentet. Dette sker, hvis du ikke er dokumentejer. I dette tilfælde skal du anmode om redigeringsadgang.

For at gøre dette skal du se a Anmod om redigeringsadgang knap ved siden af ​​den blå Share-knap i øverste højre hjørne af vinduet.

Når dokumentets ejer giver dig redigeringsadgang, kan du se rullemenuen Redigering.

Når du er skiftet til forslagstilstand, skal du begynde at redigere dokumentet, og du vil se ændringerne med den gamle tekst, du har redigeret, erstattet som gennemstreget tekst.

Redaktører vil genkende denne “markup” -redigeringsmetode. Det er især velegnet til redigering af publikationer eller til lærere, der gerne vil rette essays på en måde, hvor eleverne kan se alle de rettelser, der blev foretaget.

Særlige bemærkninger om forslag til ændringer

Nogle ting at huske på, når du redigerer i forslagstilstand. Hvis du opdeler et afsnit i to, ser du mellemrum med to parallelle grønne linjer.

Den øverste linje er bunden af ​​det gamle afsnit. Den nederste linje er toppen af ​​det nye afsnit. Mellemrummet mellem disse linjer er det mellemrum, du har tilføjet under redigering.

En anden nyttig funktion i redigeringstilstand er, at Google Docs viser blå, snoede linjer under ord, som det identificerer som stavet forkert. Hvis du fremhæver eller klikker på ordet, foreslår det en rettelse i en pop op-vindue lige over det.

Du har følgende muligheder, når disse vises. Du kan vælge:

• Det rigtige ord til redigering
• X cirkelikon for at ignorere forslaget
• ! kommentarikon for at give forfatteren automatiske feedbackforslag
• Vælg de tre prikker for at foretage en yderligere stave- og grammatikkontrol

I de fleste tilfælde vil du bare vælge det rigtige ord og gå videre.

En mere nyttig redigeringsfunktion i forslagstilstand er feedbackkommentarer. Fremhæv ord eller afsnit, du vil give feedback om, og et lille kommentarikon vises til højre for dette valg.

Når du vælger dette, vises et nyt kommentarfelt i højre margen, hvor du kan skrive kommentarer eller forslag til den oprindelige forfatter.

Forfatteren kan svare på enhver af dine foreslåede ændringer eller dine kommentarer med deres egne kommentarer. Dette giver en nyttig dialog under enhver dokumentrevisionsproces.

Se tidligere versioner af Google Docs

Når du foretager redigeringer af et dokument, gemmer Google Docs dit arbejde regelmæssigt automatisk, så du ikke mister noget.

På grund af dette kan du nemt se alle disse gemte revisioner. For at gøre det skal du bare vælge Fil i menuen skal du vælge Versionshistorik og vælg Se versionshistorik.

Dette viser dig alle de større ændringer, der er foretaget i dokumentet (af nogen).

Revisioner er organiseret efter tid og grupperet efter dag.

Du kan se individuelle ændringer foretaget under en redigeringssession ved at vælge dropdown-pilen til venstre for denne revisionsdato / -tid. Indrykket nedenunder ser du en liste over alle de automatisk gemte revisioner under den redigeringssession.

Hver gang du vælger en af ​​disse tidligere revisioner, kan du se den version af dokumentet i den store dokumentrude til venstre.

At se versioner er nyttigt, men hvad hvis du vil fremhæve eller gemme specifikke ændringer? Du kan også gøre det.

Gemmer tidligere Google Docs-version

Hvis du ved, at du lige har afsluttet en større revision af et dokument, kan du markere denne revision ved at navngive den.

For at gøre dette skal du gentage processen ovenfor for at se alle versioner. Find den seneste revision, du vil navngive, og vælg de tre prikker til højre for den dato og det tidspunkt. Du får vist en menu, hvor du kan vælge Navngiv denne version.

Dato og klokkeslæt bliver til et tekstfelt, hvor du kan skrive navnet på den revision.

Når du er færdig med at skrive, skal du bare trykke på Gå ind og det nye navn forbliver. Næste gang du søger efter den specifikke revision, skal du blot vælge Vis kun navngivne versioner skift øverst på listen for at aktivere det. Dette viser kun alle revisioner, du har navngivet på revisionslisten.

Hvad hvis du faktisk vil oprette et helt nyt dokument fra en ældre revision? Du kan også gøre det.

I rullemenuen ovenfor (når du vælger de tre prikker) skal du vælge Lav en kopi i stedet.

Dette åbner et nyt vindue, hvor du kan navngive revisionen, vælge den mappe i Google Drive, hvor du vil gemme den, og vælg Okay.

Du kan også aktivere afkrydsningsfeltet for at dele det nye dokument med de samme personer og de samme tilladelser som det originale dokument.

Når du er færdig, har du et nyt dokument baseret på den version, du lige har gemt.

Sådan gendannes gamle Docs-versioner

Når du ser ældre versioner af dokumentet, kan du til enhver tid gendanne den version ved at vælge Gendan denne version øverst i vinduet.

Dette gendanner den aktuelle version af det dokument, du arbejder med, tilbage til den ældre version.

Bare rolig, hvis du ødelægger! Den version, du lige har udskiftet, gemmes også som en tidligere revision, så hvis du vil skifte tilbage, skal du bare finde den version og gendanne den tilbage til den i stedet.

Håndtering af sporændringer i Google Docs behøver ikke at være kompliceret. Faktisk gør det det meget lettere at komme sig efter større fejl end de fleste andre tekstbehandlingsapplikationer derude.

Hvis du gerne vil vide mere om brug af Google Docs, skal du sørge for at læse vores komme i gang med Google Docs-vejledning.

Anmeldelser

Hvad er personlig kapital? 2019 anmeldelse inklusive hvordan vi bruger det til at styre penge

Uanset om du først starter med at investere eller er en erfaren erhvervsdrivende, har Personal Capital noget for enhver smag. Her er et kig på ...