Sådan skriver du en social mediepolitik for at styrke medarbejderne: Social Media Examiner

Har din virksomhed en social mediepolitik?

Er medarbejdere forvirrede over, hvad de kan og ikke kan sende?

Politikker for sociale medier skal opfylde virksomhedens og juridiske krav, men bør omfatte åbne muligheder for medarbejdere til at støtte din sociale medieindsats.

I denne artikel vil du opdage, hvordan man opretter en social mediepolitik, der frigør medarbejderdeltagelse.

Hvorfor en politik for sociale medier?

Forskning viser, at et flertal af medarbejderne er villige til at dele virksomhedsoplysninger - de er bare ikke sikre på, hvad de skal dele, fordi de ikke ønsker at komme i problemer.

En konstruktiv politik, der dækker hele virksomheden, vil besvare spørgsmål og opfordre medarbejdere til at tilføje support på sociale medier når det er muligt.

Målet med denne artikel er at hjælpe dig med at udvikle en politik, der er indbydende og ikke overvældende. Her er ni komponenter i en effektiv, bemyndigende politik for sociale medier.

# 1: Overvej virksomhedskultur

Din virksomhedskultur er blevet bygget i årevis. Det definerer virksomhedens overbevisning, adfærd og forventninger. Husk det, når du forbereder dig på at skrive (eller omskrive) en politik for sociale medier.

Find ud af, hvilke andre virksomhedspolitikker (fx HR og IT), der kan overlappe med din nye indsats på sociale medier.

Uanset om disse eksisterende politikker dækker fortrolige oplysninger, chikane, teknologi, journalføring eller andre aktiviteter, skal du være sikker på dig ved hvilke du forventes at integrere ind i de sociale medieprincipper.

Spørgsmålet bliver nu, hvordan planlægger du at indarbejde disse (muligvis strenge) politikker med en ny politik, der skal tilskynde til større medarbejderinddragelse på sociale medier?

Virksomhedens eksisterende forventninger skal overføres til den nye politik for at undgå forvirring, overdeling og virksomhedsrisiko.

# 2: Få Executive og Department Buy-In

Lav et møde og inviter større interessenter inden for din organisation og delegerede fra de nødvendige afdelinger. Sørg i det mindste for at har repræsentanter fra menneskelige ressourcer, juridisk, kommunikation og informationsteknologi.

Under mødet diskutere processkrivning og godkendelsesproces. Understrege potentialet hos socialt aktive medarbejdere—Vigtigheden af ​​at dele produktannoncer og lanceringer, mulig frontlinjelytning og engagement og deling af rekrutteringsmeddelelser.

Understrege dine point igen ved at dele succeshistorier fra virksomheder med socialt bemyndigede medarbejdere som Dell, Cisco eller andre relateret til din niche.

# 3: Bestem rækkevidden

En velskrevet politik starter med en fast plan. Definition af omfanget af din sociale mediepolitik styrer hele processen og eventuelle efterfølgende ændringer.

Svar på disse spørgsmål: Ønsker virksomheden flere politikker for at adressere forskellige afdelinger og netværk; en kombineret detaljeret politik eller en generel politik, der gælder for virksomheden som helhed?

Når du beslutter dig, husk, at den politik, du skriver, er for "almindelige medarbejdere. ” Der bør være en separat politik, der udelukkende gælder for det sociale mediehold (med ekstra spillerum, da de leder projekterne). Socialmedieholdets politik skal mindst omfatte en stilguide, playbook og intern strategi.

Du kan lade disse særlige bestemmelser være ude af din generelle politik for at holde den kort.

# 4: Forskningsstatslige og føderale love

Det tager tid at navigere i, hvordan statslige og føderale love påvirker din virksomheds sociale mediepolitik, men det er bydende nødvendigt. Du ønsker ikke at blive bødet for ikke at overholde loven.

Undersøg NLRB og andre føderale arbejdslove, der kan beskytte indlæg på sociale medier. Federal Trade Commission har regler om hvordan man gør offentliggøre påtegninger, anmeldelser og andre situationer, hvor produkt eller betaling foretages for sociale omtaler. Andre love forbyde ikke-nedsættelsesklausuler i online kundekontrakter.

Hold øje med bekymringer fra dine interessenter og afdelingsledere. For eksempel, da nogle virksomheder udvikler politikker for sociale medier, hævder de, at de har brug for adgang til medarbejdernes personlige sociale medier, brugernavne og adgangskoder for at sikre, at virksomhedens fortrolighed bevares.

Atten stater har vedtaget love, der forbyder arbejdsgivere at anmode om brugernavne eller adgangskoder: Maine og Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont og Washington (2013); Californien, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan og New Jersey (2012).

Den nationale konference for statslige lovgivere har nogle af de bedste detaljer om stater, der vedtager og overvejer disse love. National Labour Relations Board "Beskytter medarbejdernes rettigheder til at handle sammen for at imødegå arbejdsforholdene med eller uden en fagforening, herunder diskussioner på sociale medier til sådanne formål."

Kort sagt, Sørg for at tale med din juridiske afdeling for at sikre, at du ikke krænker medarbejdernes rettigheder.

# 5: Afklar politikregler

Dit mål er selvfølgelig at bemyndige medarbejdere til at være aktive på sociale medier kanaler og støtte virksomheden på positive måder. Når du bevæger dig fremad, kan du opleve, at medarbejderne ofte er villige til at dele virksomhedsoplysninger, men måske ikke ved, hvad de skal dele, eller hvordan.

Du kan hjælpe dem ved at afklare kendte problemer og bede dem om yderligere spørgsmål om sociale medier.

Crowdsourcing af disse spørgsmål sikrer, at alle er på samme side. For eksempel kan du tro, at medarbejdere har spørgsmål om, hvorvidt de skal dele bestemte websider, når de faktisk har mere grundlæggende spørgsmål - skal de kunne lide virksomhedens Facebook-side? Kan virksomheden se eller give mandat til deres personlige stillinger?

Besvar de mest almindelige spørgsmål i dit dokument.

# 6: Adresse professionel og personlig brug

Der er et væld af spørgsmål at overveje vedrørende professionel og personlig brug af sociale medier. Hvornår kan medarbejdere bruge sociale medier i løbet af arbejdsdagen? Har de lov til at sende personlige opdateringer i åbningstiden (f.eks. Under frokosten eller på en pause)?

Definer omfanget af acceptabel brug af sociale medier på kontoret. Nogle virksomheder har to politikker baseret på medarbejdertype - f.eks. Er backoffice og administrative fagfolk i stand til at bruge socialt i åbningstiden, men timemedarbejdere ikke.

Afdelinger, der er direkte involveret i markedsføring af sociale medier, bør have bestemmelser, der giver dem adgang til sociale mediekanaler efter behov.

Adresser, om medarbejdere har brug for at afsløre deres tilknytning til virksomheden, når de sender virksomhedsoplysninger. Inkluder acceptable udstationeringsstandarder for folk, der kunne ses som repræsentanter for din virksomhed på sociale medier.

Tilskynd passende personlige opdateringer (efter åbningstider), når virksomhedsreferencer inkluderes. Husk, du kan ikke regulere, hvad medarbejderne gør i deres fritid, men du kan komme med forslag.

# 7: Hold det kort

Indtil videre har du rådført dig med nøgleaktører; undersøgte virksomhedspolitik, statslige og føderale love; indsamlede medarbejderspørgsmål og etablerede retningslinjer for brug af sociale medier i åbningstiden.

Så meget information kunne let fylde et bindemiddel eller to. For din omfattende politik er det fint - og du bør have en kopi af den i de relevante afdelinger.

Men hvis du distribuerer den omfattende politik til medarbejderne, er det usandsynligt, at de læser den - den ender på en hylde et sted, hvor der samles støv.

Mere vigtigt er det, at hvis retningslinjerne for sociale medier er over to sider, vil de fleste medarbejdere sandsynligvis være forvirrede og vil være mindre tilbøjelige til at engagere sig i virksomhedens sociale medieindsats.

Destiller den større politik i korte, letforståelige retningslinjer. Faktisk har Ford en enkelt side der dækker de vigtigste dele af dets overordnede politik.

KPG oprettede en video på fire minutter, der forklarer deres retningslinjer for sociale medier. De første to minutter gør medarbejderne fortrolige med sociale medier, og hvordan de bruges til vigtig kommunikation med kunderne. Ved markeringen 2:30 angiver de kortfattet, hvordan de skal repræsentere virksomheden på disse kanaler.

Mit tip til at reducere størrelsen på din politik: I stedet for at inkludere specifikke regler om fortrolighed, chikane eller andre områder, der allerede er dækket af eksisterende politikker, nævnes kort og opfordrer medarbejdere til at læse disse politikker separat.

Undgå komplekse regler, så medarbejderne får beføjelse snarere end forvirret.

# 8: Træn medarbejdere

Selv efter at du har distribueret en kort version af dine retningslinjer for sociale medier, skal du tage dig tid til at uddanne medarbejdere.

Denne træning vil utvivlsomt inkluderer ærlige diskussioner om begrænsninger. Opdel enhver opfattet negativitet ved at inkludere inspirerende og bemyndigende elementer.

Gør sociale medier relevante for medarbejderne ved at forklare, at det faktisk er godt for erhvervslivet—Det hjælper med at fremskynde salgscyklusser og øge tætte priser. Medarbejdere er måske ikke klar over, at den gennemsnitlige Facebook-bruger er i 40'erne - ikke deres 14'ere.

Inkludering af disse elementer hjælper med at motivere medarbejdere til at komme i gang med det sociale.

# 9: Start politikken for sociale medier

Kan du lide kage? Selvfølgelig - det gør alle. Hold en lanceringsfest for sociale medier for at få folk begejstrede og øge bevidstheden om dit fornyede fokus på medarbejderengagement.

Giv præmier til folk, der allerede er involveret i socialt. Du kan endda gamify deltagelse ved at oprette en tracker på sociale medier på intranettet. Genkend de bedste sociale mediestjerner i firmaets e-mails eller send præmier (hvis du har budgettet).

hvis du gør det sjovt, folk vil gerne deltage!

Over til dig

At udarbejde en social mediepolitik, der opfylder virksomhedens og juridiske begrænsninger, giver medarbejderne mulighed for og er kort og sød, er en ganske forpligtelse.

Håndtering af dens udvikling kræver lytning til et antal bidragydere og destillation af de vigtige dele i en kort, letforståelig politik, der reducerer risikoen for virksomheden og giver medarbejderne frihed til at støtte Selskab.

Den nye politik kan være et sammentræk til hjælpe medarbejdere på tværs af organisationen med at forstå sociale medier, øge aktiviteten og hjælpe med at skabe en mere socialt aktiv virksomhed.

Hvad synes du? Har du oprettet en firmapolitik for sociale medier? Hvilke genstande inkluderede du? Lad os vide i kommentarerne nedenfor!