Sådan oprettes en indholdsstyringsproces med Trello: Social Media Examiner

Udvikler du flere stykker indhold ad gangen?

Leder du efter en bedre måde at organisere og administrere dit indhold på?

Uanset om du arbejder alene eller med et team, der administrerer indhold til klienter, er det vigtigt at have en system på plads for at sikre, at alt, hvad du offentliggør, styres ordentligt fra idé til forfremmelse.

I denne artikel vil du find ud af, hvordan du administrerer dit indhold med Trello.

Lyt til denne artikel:

Hvor skal du abonnere?: Apple Podcast | Google Podcasts | Spotify | RSS

Rul til slutningen af ​​artiklen for links til vigtige ressourcer, der er nævnt i denne episode.

# 1: Opret en Trello-konto

For at komme i gang skal du Opret en gratis Trello-konto. Heldigvis tilbyder den gratis konto alle de funktioner, du har brug for indholdsstyring.

# 2: Forstå hvordan du strukturerer din Trello

Når du har logget ind, kan du oprette følgende som en gratis kontoindehaver.

Du kan Opret et ubegrænset antal hold for at holde bestemte grupper af projekter organiseret.

For eksempel med hensyn til indholdsstyring vil du muligvis have følgende:

• Hvis du har et stort firma, skal du oprette flere hold så hvert hold har sit eget sæt bestyrelser til at styre sine egne blogs, såsom salgsteamsblog, marketingteamsblog, udviklingsteamsblog, supportteamsblog osv.
• Hvis du har et bureau, skal du oprette flere teams, så et team repræsenterer dit bureaus blog, og resten af ​​holdene repræsenterer dine kunders blogs.
• Hvis det kun er dig som ejer af en lille virksomhed, skal du oprette et team til din egen personlige blog og et team til din forretningsblog.

Du kan tilføj et ubegrænset antal medlemmer til din konto under de hold, du har oprettet.

Du kan også Opret et ubegrænset antal bestyrelser. Bestyrelser kan være synlige for bestemte medlemmer, specifikke teams eller offentligt for alle med et link. Medlemmer med adgang til en bestyrelse kan abonnere på bestyrelsen og få besked om eventuelle ændringer i bestyrelsen.

Inden for hvert bord kan du har et ubegrænset antal lister. Medlemmer med adgang til bestyrelsen kan abonnere på specifikke lister for at få besked, når noget på listen er blevet opdateret.

Inden for hver liste kan du have et ubegrænset antal kort og tildele dem til medlemmerne. Kort kan har forfaldsdatoer, flere etiketter og en hovedbeskrivelse.

De kan også indeholde en diskussionstråd, hvor du kan nævne specifikke medlemmer, inkluderer flere vedhæftede filer og tjeklister med opgaveelementer, der kan dateres og linkes til bestemte medlemmer.

Som du kan se, har Trello mange muligheder for at organisere et indholdsstyringssystem, fra simpelt til meget komplekst. De sidste to skærmbilleder kommer fra eksempler på indholdsstyringstavler til Trellos egen redaktionelle kalender.

Du kan også gennemgå offentlige eksempler på ReadWrites redaktionelle kalender, Det Changelog Weekly Newsletter, WP Curves Guest Writer Managementog Idéer til buffers blogindlæg.

Her er nogle måder at bruge Trello til din egen indholdsstyring på.

# 3: Opret et simpelt idé- og proceskort

Hvis det kun er dig eller et team af mennesker, der har brug for at styre ideer, brug Trello til at oprette en idéadministration. At gøre dette, klik på + ikonet ud for dit profilbillede for at tilføje et nyt tavle.

Derefter navngiv dit bord og (valgfrit) linke det til et team.

Inde i dit bord kan du tilføj så mange lister, som du vil, baseret på hvordan du planlægger at organisere dit indhold. For eksempel, hvis du har indholdsidéer til blogindlæg, e-bøger, videoerog podcasts, oprette en liste for hver type indhold. Derefter har du en liste til Igangværende, en liste til Under gennemgang og en liste til Udgivet.

Du kan Brug dine lister til at repræsentere, hvor indholdet er i processen, og brug farveetiketter. For eksempel, brug grønt til blogindlæg, gult til e-bøger, orange til videoer og rødt til podcasts.

Eller du kan Brug dine lister som emnekategorier og dine kort som specifikke ideer. Derefter har en liste til Igangværende, en liste til i gennemgang og en liste til offentliggjort.

Pointen er, at der ikke er nogen regler. Det er bare et spørgsmål om, hvilken opsætning der er lettest for dig og dit team at forstå og administrere.

Husk, at når dine kort og lister vokser, løber de til sidst ud af skærmen. Derfor kan du let glemme kortene nederst på listen og listerne i slutningen af ​​tavlen, hvis de ikke håndteres nøje. Så husk dette, når du organiserer.

# 4: Inviter forfattere til at gøre krav på emner

Hvis du har interne forfattere, freelance forfattere, gæstebloggere eller en anden kombination af forfattere, er det vigtigt at tildele emner til forfattere eller tillade forfattere at gøre krav på de emner, de er mest interesserede i, afhængigt af dit præference. Ellers bliver disse emner aldrig udviklet.

For at tildele emner til forfattere eller få forfattere til at kræve emner, skal forfatterne være medlemmer af bestyrelsen med normale indstillinger, så de kan se og redigere kort. For at tilføje medlemmer til dit bestyrelse, klik på linket Vis menu under dit profilbillede på tavlen, og klik på knappen Tilføj medlemmer. Derefter inviter medlemmer ved at indtaste deres navn eller e-mail-adresse.

Hvis de allerede har en Trello-konto, dukker de automatisk op. Hvis ikke, vil Trello invitere dem til at oprette en gratis konto. Når de er medlem af bestyrelsen, kan du tilføj dem som medlemmer af kortet til opgave til et indholdsemne.

Du kan se al aktivitet i bestyrelsen blandt medlemmer og administratorer, når du klikker på linket Vis menu under dit profilbillede. Denne aktivitetslog kan ikke redigeres og viser dig noget, der sker inden for kortene, herunder arkivering af kort af andre administratorer.

Hvis du tillader forfattere at gøre krav på emner, skal du være sikker på at du oprette regler, såsom forfattere, kan ikke kræve mere end et angivet antal emner, og at emner skal afleveres inden for en bestemt tidsramme. Det kan du endda ønske dig angive, at når en forfatter hævder et emne, skal han eller hun indstille forfaldsdatoen for et bestemt antal dage ud.

Ellers kan en forfatter hævde et varmt emne, men aldrig aflevere det. Så går en anden forfatter glip af emnet, og din blog går glip af dækningen.

hvis du tildele emner til forfattere, Vær sikker på brug forfaldsfunktionen. Dette gør det klart, hvornår et emne skal på din liste.

# 5: Brug skabelonkort

Vil du gå et skridt ud over bare at have emneideer tilføjet til kort? Hvorfor ikke oprette en kortskabelon, der bruges til hvert stykke indhold der går i produktion? Dette sikrer, at du følg en bestemt proces for hvert stykke indhold, der oprettes til dig eller dine kunder.

Du kunne start med lister til dine skabeloner, indholdsidéer, i gang, under gennemgang, offentliggjort og promoveret.

Din blogindlægskabelon ville f.eks medtage tjeklister for at sikre, at blogindlægget overholder standarder, og at det er korrekt forfremmelsesprocedurer implementeres, når indlægget er offentliggjort.

Når forfattere har valgt en indholdsidé, kan indholdsredaktører Brug knappen Kopiér på blogindlægskabelonkortet til at oprette en kopi af denne skabelon, der skal føjes til listen i gang.

Derfra kan de tilføje tildelingen af ​​medlem og forfaldsdato og få et kort afsat til det pågældende blogindlæg. Hvert medlem kan derefter opdatere forfaldsdatoen i henhold til processen.

For eksempel, når forfattere har indsendt et udkast, ved de at ændre forfaldsdatoen til fem dage i forvejen og tildele det til en bestemt redaktør til gennemgang, når de flytter det til listen In Review.

Når redaktører har det, kan de tildele det til en bestemt dato, der skal offentliggøres, og derefter tildele det til et bestemt medlem til forfremmelse.

Du kan oprette lignende skabeloner til yderligere indholdstyper, så hvert stykke indhold gennemgår en streng proces for at sikre kvalitet og eksponering, når den først er offentliggjort.

# 6: Brug kommentarer og vedhæftede filer efter behov

Trello giver dig mulighed for at have op til 10 MB vedhæftede filer med gratis konti. Jeg ved personligt, at nogle af mine indlæg overskrider den grænse baseret på antallet af billeder.

Afhængigt af typen af ​​indhold, du opretter, kan du muligvis opbevar vedhæftede filer inden for Trello-kortene sig selv, eller det kan være nødvendigt brug eksterne tjenester som Google Drive for at forblive inden for de gratis Trello-kontogrænser.

Hvis du bruger Google Drev, det giver dig mulighed for at dele dokumentlink i dit Trello-korts kommentarer for at sikre, at al diskussion for hvert stykke indhold er indeholdt i kortet.

Dette kan være nyttigt, hvis du leder efter kontaktoplysninger til en specifik reference eller et tilbud, grunde til det du besluttede at foretage en bestemt redigering af indlægget eller andre detaljer, der kan være nyttige i fremtiden indhold.

Afslutningsvis

Som du kan se, tilbyder Trello et kraftfuldt system til indholdsadministration, uanset om du leder efter et simpelt sted at gemme ideer eller et system for at sikre, at hvert stykke indhold du producerer opfylder specifikke standarder.

Hvad synes du? Bruger du Trello til indholdsstyring? Hvad har din erfaring været hidtil? Lad os vide i kommentarerne!