Hvorfor jeg hader papirløse udsagn og hvordan man kan håndtere dem

Hvordan

VedDave Greenbaum

Sidst opdateret den23. juli 2019

Hver anden uge ser jeg ud til at et firma opmuntrer mig til at skifte til papirløs fakturering. De bestikker mig, men jeg har lært den hårde måde at bekæmpe denne "bekvemmelighed" og altid vælge en rigtig regning. Da jeg har tabt slaget, udviklede jeg nogle nyttige strategier til at forhindre problemer.

Salgshastigheden til papirløs fakturering

Jeg hører det hele. Papiret er risikabelt. En person kan snappe din regning ud af din postkasse og stjæle din identitet. De kunne stjæle det fra din skraldespand. Åh nej! Når de først har set regningen, kan de naturligvis indse, at de ikke har meget at stjæle. Papir er upraktisk. Bunker stak op og skal håndteres. Hvis du hader rod, hader du papir. Du hader besværet med at åbne en papirkonvolut og læse en regning. Du kunne få en papirsnit! Mest af alt er papirløs bedre for miljøet.

Mindre papir betyder mindre drab af træer.

Alle disse fordele har nogle sandheder for dem. En tyv kan stjæle oplysninger fra din postkasse og forårsage problemer. De kunne få kontonumre og bruge dem i en målrettet social engineering scam. Papiret hoper sig op. Jeg ved, at jeg skal arkivere de ting hver måned. Jeg respekterer også miljøaspekterne ved elektroniske udsagn. Jeg genbruger alt, og jeg hader junk mail.

Det bløde salg og det hårde salg for at få dig til at skifte

Nogle leverandører giver blødt salg. De vil indtaste mig på en tegning til gratis produkter eller tjenester. AT&T for nylig fortalte mig, at jeg kunne få mange point til min regning, men kun hvis jeg foretager papirløs fakturering. Et par steder tilbød mig erklæringskreditter eller gavekort. Jeg holdt stadig ud.

Det sværere salg er, at jeg ikke kan downloade de økonomiske data til tjenester som Mint eller Quicken, medmindre jeg går papirløs. Min bank opkræver nu et gebyr på $ 2,00, hvis jeg vil have en erklæring hver måned. Jeg antager, at papir er virkelig dyrt for dem.

Argumentet mod papirløs fakturering

National Consumer Law Center (NCLC) analyseret papirløs fakturering og fandt konceptet ikke forbrugervenligt. Nogle af grundene er åbenlyse som adgang til bredbånd og teknisk dygtighed hos ældre forbrugere.

Selv det teknisk kyndige er nødt til at være på vagt over for papirløs fakturering. Vi er alle afvist af e-mail. Ved første øjekast kan du ikke se, om det er en regning eller forfremmelse i e-mailen. Hvis du ikke er omhyggelig med at fravælge marketingmeddelelser, kan hverken du eller dit spamfilter muligvis fortælle forskellen.

Når vi taler om små, når flere mennesker tjekker e-mail på mobilen, er disse udsagn sværere at læse. Hvis din papirløse regning kun er en pdf, har du enten brug for ekstraordinært syn eller stødige hænder for at knibe og zoome hver opladning. Mere sandsynligt vil du se, at "ser godt ud" og gå videre til den næste e-mail. Hvis dine regninger er på automatisk betaling, har du ikke meget grund til at læse dine erklæringer. Denne "bekvemmelighed" får dig til at gå glip af fejl, der koster dig penge. Hvis en tyv testede dit kreditkort, ville du altid kunne se det lille gebyr?

Papirregninger minder os om, at en regning forfalder. Når du får papiret, har det en forfaldsdato, du skal tage sig af. Du kan placere det i køleskabet eller delegere det til din ægtefælle eller revisor. Roden og håndteringen eller papiret er en funktion, ikke en fejl. Denne funktion hjælper familiemedlemmer til ældre forbrugere med at spore regninger.

Endelig påpeger NCLC, at papir er en permanent registrering af din konto. Når der er en tvist, har du et tidsbestemt øjebliksbillede. Hvis de laver en fejl, har du bevis for, at du betalte regningen. Hvis du er revideret, har du papirkopier af alt. Hvis en forbruger går bort, hjælper den permanente registrering familiemedlemmer med at finde manglende konti.

Når kontodata alle er elektroniske, er de underlagt alle risici ved computere og e-mails. Hvis du mister adgang til din e-mail på grund af en hacker eller en adgangskodebrydelse, går du glip af disse elektroniske regninger. Sælgerne påpeger, at fysisk mail er en risiko. Det er mere sandsynligt, at du har en e-mail, der er hacket eller opfanget, end nogen går ind i din post. Hvis vi tager det scenarie, hvor et familiemedlem går bort, kan det tage uger at komme ind på deres e-mail. De fysiske regninger og erklæringer vil dog fortsat komme, og enhver kan åbne dem.

Selv hvis du er flittig og opbevarer PDF-filer af alle dine regninger, er de måske svære at finde. De fleste af de udsagn, jeg downloader, har generiske navne som “statement_03_05_16” eller noget andet kryptisk. Jeg kan bruge Spotlight på min Mac til at finde dem, men det er ikke altid tilfældet.

Mine frygtelige oplevelser med papirløs fakturering

Jeg har et par stykker. Jeg starter med kreditkortbehandlingen for min virksomhed. Dette firma gav ikke mulighed for fysiske udsagn. De er alle online. En dag besluttede de tilfældigt at lukke min konto. Jeg er ikke sikker på, hvorfor, men jeg tror, ​​det havde noget at gøre med den sikkerhedsfrysning, jeg satte min kredit. Jeg har mistet adgangen til alle mine tidligere indbetalingsslipper. Jeg var ikke forsonet i et par dage og var låst for mine oplysninger. Jeg vidste ikke, hvem der betalte for min virksomhed. Det bedste, forarbejdningsfirmaet ville gøre, er at fortælle mig over telefonen. Jeg havde heller intet at præsentere for min regnskabsfører for slutningen af ​​året skatter. Heldigvis var alt i Quickbooks, og jeg havde vores interne kvitteringer til at genskabe alt. Denne hændelse skulle have lært mig at lave PDF-filer af mine kontoudtog, men det gjorde det ikke.

Efter at Costco skiftede fra American Express til Citibank, blev jeg brændt af papirløs fakturering igen. Jeg var flittig og havde mine PDF-filer fra hver måned. Så blev jeg travlt og glemte i et par måneder. Da jeg gik for at downloade den, ramte jeg denne skærm.

Heldigvis var disse oplysninger på Citibanks konto, så det blev afværget en krise. Denne hændelse fik mig til at skrige på min computer (og mig selv) om at være ansvarlig for papirløs fakturering.

En anden gang havde jeg en tvist med min læge kontor. De skiftede faktureringsfirmaer. Pludselig havde jeg en regning fra 4 år siden, de siger, at de ikke blev betalt. Så truede de med indsamling. Jeg kunne selvfølgelig ikke få adgang til det gamle faktureringssystem online, selvom de sagde, at de kunne. Det var først, før jeg faxede dem en kopi af regningen, at de ville fjerne gebyret. Jeg var nødt til at faxe, fordi de ikke accepterer e-mails, selvom regninger sendes via e-mail. Gå figur.

Min situation er ikke unik. Når du lukker en konto, mister du normalt adgang til den historiske information. Hvis du opdager et problem senere, som en overopladning, kan du have problemer med at bevise din uskyld. En af mine venner havde dette problem, da han returnerede en set-top-boks til sit kabelfirma. Hans regning var indstillet til automatisk betaling via hans bank, og hans sidste regning var en ekstra $ 200. Han forsøgte at ringe til kabelselskabet, men han havde ikke kontonummeret, og de kunne ikke finde nogen oplysninger om ham. Kun kundeservicerepræsentanten kunne finde aktive kunder. Det var først før det gik over til samlinger, at han fik det løst.

Den rigtige måde at acceptere papirløse regninger på

Hvis det ikke koster dig, skal du undgå dem

Som miljøforkæmper hader jeg ekstra papir. Af alle de ovennævnte grunde og detaljerne i NCLC-artiklen vælger jeg altid papir. Intet beløb af bestikkelse vil overbevise mig om at skifte. Hvis du får mig til at betale, er jeg sandsynligvis tilgivende. Jeg vil makulere og recirkulere disse udsagn efter nogle få år, så jeg er stadig lidt miljø.

Fravælg marketingmeddelelse og opret e-mail-filtre

Et af problemerne med e-mail-udsagn er sortering af legitime transaktionsmeddelelser fra salgsfremmende meddelelser. Kontroller hver enkelt virksomheds politik vedrørende marketingmeddelelser og fravælge eller afmelde fra så mange som du kan. Marker dem ikke bare som spam i dit e-mail-program; dit e-mail-program behandler muligvis alle meddelelser fra dem som spam. Det betyder, at du vil gå glip af din erklæring.

Typisk vil e-mail-beskeden med din erklæring have den samme emnelinje. Jeg markerer den meddelelse, der aldrig skal gå i junk mail. Jeg indstiller Gmail til at give denne besked en brugerdefineret etiket og stjerne, så jeg vil altid huske at kontrollere den.

Opsæt påmindelser til at downloade (og betale) regninger

Hvis du foretager papirløs fakturering, får du ikke en påmindelse i posten om, at en regning forfalder. Da mange mennesker foretager automatiske betalinger via et bankudkast eller et kreditkort, kan du muligvis ignorere den månedlige oversigt. Foretag ikke den fejltagelse. Du risikerer at gå glip af problemer med din konto.

I stedet skal du behandle den månedlige e-mail som en aftale i din kalender. Angiv det som en tilbagevendende aftale for at downloade dine udsagn fra sælgeren. Hvis de e-mailer regningen til dig, og du har intet at downloade, skal du gøre denne e-mail til en pdf og hente den til din computer. Det er ikke sikkert at gemme den i en e-mail, hvis du kunne miste adgangen til din e-mail-konto. Hver måned skal du downloade en erklæring. Ellers kommer du i alle de tidligere nævnte potentielle problemer. Du behøver ikke at udskrive dem, men du kan ikke bare stole på, at oplysningerne er tilgængelige, når du har brug for dem. Derfor er du nødt til at tage kontrol.

Min pensionskonto har ikke en faktura i sig selv, men har en månedlig opgørelse. Jeg sætter en påmindelse hver måned om at downloade disse oplysninger. Selvom de e-mailer mig for at minde mig om at downloade min erklæring, kan jeg godt lide at være proaktiv.

Sorter og klassificer de downloadede erklæringer

Når jeg har downloadet en rapport, er den næste ting, jeg gør, at ændre navnet på den downloadede fil. Du kan oprette din egen strategi, men min er navnet på sælgeren, derefter de sidste fire af kontonummeret og derefter datoen. For eksempel kan min kontoudtog være Bank_1234_01_12_16.pdf. Derefter opretter jeg en mappe til hver konto og flytter den ind der. Jeg fik en glat og brugte Hazel for at flytte dem ind i mappen baseret på købmanden.

Sikkerhedskopier din computer

Jeg ved, at du har været fortalte dette mange gange, men vi kan lige så godt gentage det. Selvom det er usandsynligt, at dine papirregistre bliver ødelagt, kan din harddisk muligvis mislykkes, eller din computer kan blive ramt af en virus. Hvis du ikke sikkerhedskopierer, har du ikke de historiske erklæringsdata, hvis det hele er elektronisk.

Prøv økonomistyringssoftware som Mint eller Quicken

Selv hvis du har dine downloadede rapporter, kan det være svært at finde en transaktion. Jeg kan godt lide den ekstra sikkerhed, som en online program tjekker min erklæring for mig. Da jeg havde problemer med min Costco-konto, kunne jeg finde de ting, jeg havde brug for i Mint.

Accepter det, du ikke kan ændre

Flere virksomheder flytter til denne papirløse strategi og skubber byrden ved at administrere kontoen på dig. Hvis du gør din del af at administrere disse erklæringer, beskytter du dine aktiver. Papirløs er ikke sikker eller mere praktisk end papir, men det er den uundgåelige omkostningsskift.