10 tip til oprettelse af en social mediepolitik for din virksomhed: Social Media Examiner

Politik. Det kan være et beskidt ord, især i samfund på sociale medier.

Hvorfor? Dårligt skrevne politikker for sociale medier begrænser, afskrækker og dæmper engagement i sociale medier - det nøjagtige modsatte af, hvad virksomheder ønsker.

Imidlertid, store sociale mediepolitikker understøtter, beskytter og styrker engagement i høj kvalitet. Det handler om empowerment og tillid.

Som Beth Kanter skriver, “Tillid er billigere end kontrol.”

Denne artikel forklarer, hvordan sociale mediepolitikker adskiller sig fra andre politikker og giver dig 10 tip til at skabe en effektiv social mediepolitik.

Hvorfor politikker for sociale medier?

Politikker på sociale medier er forskellige. I de fleste politikker og procedurer dokumenterer vi, hvad personalet skal gøre i visse situationer: "Hvis dette sker, skal du gøre det." For sociale medier er der ingen måde at vide nøjagtigt, hvilke situationer der kan opstå - eller i mange tilfælde - hvordan personalet bedst skal håndtere dem. Hvert sociale medienetværk og hvert forhold er unikt, og det sociale mediemiljø ændres dagligt.

Risikoen er usikker. Domstolene er i færd med at fortolke love med hensyn til sociale medier. Indtil denne fortolkningsproces er moden - og det vil tage flere år – organisationer fungerer uden endelig vejledning. Problemer, der kan opstå, omfatter: medarbejder- og / eller klienthemmeligholdelse, problemer med arbejdsmarkedsrelationer, brandjacking, fejlkommunikation, spam osv.

Givet et usikkert miljø og uklare risici, hvordan går vi videre?

Der er hundredvis af eksempler på sociale mediepolitikker på Internettet. Hvis du leder efter et udgangspunkt, vil du helt sikkert finde ideer her og her.

For at skabe politikker, der fungerer - virkelig arbejde - vi skal læg først grunden.

Her er 10 strategier, du kan implementere i dag.

# 1: Saml dit team

En social mediepolitik kan ikke skrives af en person alene. Det skal være unikt for din organisation og ideelt set bør det omfatte input fra mange forskellige mennesker med forskellige færdigheder.

En holdtilgang sikrer, at nøgleområder med risiko styres korrekt og at eventuelle fremtidige udfordringer, der måtte opstå, håndteres korrekt.

Udover det personale, der er direkte involveret i sociale medier, kan potentielle teammedlemmer omfatte: CEO, HR-direktør, IT direktør, marketing / udviklingsdirektør, program- / afdelingsdirektør, en social media-kyndig advokat og mindst én digital native.

Bare rolig, ikke alle medlemmer af dette team skal være opmærksomme på de intime detaljer i dine sociale medieaktiviteter. Tænk på det på denne måde: Hvis der skulle opstå en krise, hvilke oplysninger skal dit team have (om det sociale medier og juridiske landskaber samt din organisation og værdier) for at reagere passende på det sociale medier?

# 2: Fokus på at skabe kultur

Sociale medier er organiske. Det ændrer sig hver dag. Bureaukratiske politikker vil sandsynligvis ikke være vellykkede. I stedet ønsker vi en kultur af innovation, idédeling, problemløsning og kreativitet. Der er en direkte forbindelse mellem intern organisationskultur og politikker. Faktisk former de politikker, vi skriver, vores kultur.

Når du skriver dine politikker, inkluderer processer, der styrker en kultur for evaluering og læring. Her er nogle spørgsmål at overveje:

• Hvem er på dit sociale mediehold?
• Hvor ofte mødes de?
• Hvordan er problemer / udfordringer håndteret og af hvem?
• Hvordan har du det? dokumentere gruppelæring?
• Hvordan vil vi evaluere vores succeser og lære af vores fiaskoer?

I dine politikker kan du anerkende de sociale mediers kulturelle værdier af gennemsigtighed, konsistens, forbindelse, kreativitet og hurtighed. Med disse værdier i tankerne, opbygge processer, der lægger vægt på træning, support og evaluering.

Hvis begrebet social mediekultur er nyt for dig, skal du tjekke 26 Lovende sociale mediestatistikker for små virksomheder. Det giver et godt overblik over det sociale medielandskab, og hvorfor det påvirker virksomheder.

# 3: Overvej juridiske begrænsninger, herunder National Board for Relations Relations Review Board (NLRB)

Mange af de retssager, der kommer ud om sociale medier, er arbejdsmarkedsrelationer. National Labor Relations Act (NLRA) blev primært vedtaget for at beskytte medarbejdernes ret til at organisere sig.

Traditionelt foregik organisering af medarbejdere personligt eller over telefonen. Med fremkomsten af ​​sociale medier finder det også sted online. Det betyder ikke noget, om medarbejderne er fagforenede eller ej; de har ret til at drøfte ansættelsesforhold med kolleger.

Dette betyder, at selv en afslappet samtale på Facebook om arbejdsforhold kan beskyttes under NLRA. Hver situation er forskellig, men bundlinjen er denne: være meget forsigtig med at fortælle medarbejderne, hvad de kan og ikke kan gøre på deres egne personlige sociale mediesider. Dette sprog kan hurtigt slå tilbage.

I august 2011 blev den NLRB udsendte et notat vedrørende 14 af disse sager. Dette notat gav forklaringer på sagerne samt begrundelsen bag de trufne beslutninger. Jeg kan varmt anbefale arbejdsgivere læs dette notat og del det med alle på det sociale mediehold.

# 4: Separat overordnede politikker fra stedsspecifikke retningslinjer

Det sociale medielandskab ændrer sig hver dag. Hvis dine politikker er snævert fokuseret på et bestemt websted for sociale medier, vil de være forældede temmelig hurtigt. Generelt bør politikken fokus på det store billede: hvem gør hvad (roller og ansvar), en generel oversigt over, hvordan de kan / ikke kan gøre det (for eksempel lovmæssig overholdelse og branding) og hvorfor vi overhovedet gør det (formål og værdier).

Der kan oprettes separate skriftlige retningslinjer til at registrere de nitty-gritty detaljer på et bestemt socialt medieside. Disse retningslinjer hjælper enormt i tilfælde af personaleomsætning. Processen med udarbejdelse af retningslinjer hjælper også personalet med bedre at forstå og forklare, hvad de laver, og hvordan.

# 5: Genopfind ikke hjulet

Det er sandsynligt, at du allerede har mange interne politikker, der gælder for sociale medieaktiviteter. Dette inkluderer politikker om privatlivets fred, billedsamtykke, internetbrug, mobiltelefonbrug og mange andre.

Du kan henvis til disse politikker i dine sociale mediepolitikkermed særlig opmærksomhed på eventuelle forskelle i anvendelse, der måtte være nødvendige med sociale medier.

For eksempel diskuterer din politik for brug af mobiltelefoner muligvis ikke i øjeblikket brugen af ​​fotos fra mobiltelefonkameraer. Tak til geotagging, fotos taget af mobiltelefoner indeholder næsten universelt digital kodning, der forråder din nøjagtige placering på datoen og tidspunktet for billedet. Hvis du uploader et foto taget af et mobiltelefonkamera til dine sociale mediesider, giver du muligvis mere information end nødvendigt.

En politik på sociale medier kan tage dette i betragtning ved at kræve, at personalet gør det Brug software til at strippe billederne af geotaggingoplysninger, før billederne kan sendes.

# 6: Inkluder eksterne regler

De fleste juridiske regler (inklusive HIPAA, FERPA, fair ansættelse osv.) Er gældende online såvel som offline. Brug de sociale mediepolitikker til at minde medarbejderne om, at disse regler skal overholdes. Hvor det er muligt, give eksplicitte eksempler på, hvilke typer adfærd der ikke er acceptabelt.

PS: Dette er et godt tidspunkt at tænke igennem din træning i virksomhedsoverholdelse. Sociale medier påvirker næsten ethvert aspekt af vores liv og virksomheder. Hvis din træning i privatlivets fred, fortrolighed, branding osv. Ikke i øjeblikket diskuterer sociale medier, er det tid til at medtage det.

# 7: Opret to politikker

Det betragtes som en bedste praksis at har to politikker for sociale medier: en for medarbejdere, der bruger sociale medier til deres job og en for medarbejdere, der bruger sociale medier i deres personlige liv.

Den første politik, der fokuserer på jobrelaterede aktiviteter, burde dække alt, hvad vi har diskuteret her: at definere dit team, formulere roller og ansvar, branding-retningslinjer og blive klar over, hvilke interne og eksterne politikker der skal overholdes.

Den anden politik, der fokuserer på medarbejdere, der bruger sociale medier i deres personlige liv, skal give medarbejderne oplysninger om, hvad de kan og ikke kan sige om din virksomhed på deres personlige side.

Nogle organisationer - herunder militære organisationer og sundhedspleje - vil gerne være meget specifik med hensyn til, hvad medarbejdere ikke har lov til at dele online.

For eksempel kan forretningshemmeligheder, klientoplysninger og endda medarbejdernes opholdssted holdes strengt fortroligt. Andre organisationer vil gerne tilskynde medarbejdere til at fungere som brandambassadører. Nogle går endda så langt som at give vejledning i, hvordan man kan tale om virksomheden online. Uanset hvad du gerne vil have dine medarbejdere diskutere (eller ikke diskutere) din virksomhed online, giv dem vejledning.

To ord med forsigtighed: 1) Det er farligt at kræve, at medarbejderne bruger deres egne personlige sociale mediekonti til at oprette forbindelse til din virksomhed online. De vælger måske at gøre det, men lad det være deres valg. Det sidste, enhver leder ønsker, er at lære mere om en medarbejders private liv, end han / hun har brug for at vide. 2) Inden du skriver politikken, skal du læse tip nr. 3 og notatet fra National Labor Relations Review Board. Det kan spare dig for meget hovedpine på vejen.

# 8: Fremhæv uddannelse

Grænserne mellem vores personlige og professionelle liv er slørede. De fleste medarbejdere har ikke fuldt ud indset de udfordringer, der kan udvikle sig som følge af nedsat privatliv. Det gamle ordsprog var, "Hvad der sker i Vegas, forbliver i Vegas." I dag er en mere nøjagtig erklæring, "Hvad der sker i Vegas, forbliver på Facebook."

Når jeg læser retssager, der kommer ud om sociale medier, ser det ud til, at mange af sagerne opstår på grund af uvidenhed og ikke ondskab hos medarbejderen. Mange medarbejdere har ikke fuldt ud tænkt over konsekvenserne af deres cyberadfærd. Ved at tilbyde uddannelse i cybersikkerhed til deres personale forhindrer arbejdsgivere problemer, inden de starter.

Ligesom du har to politikker, en for jobrelaterede aktiviteter og en for medarbejdere, der bruger sociale medier i deres personlige liv, kan medarbejderuddannelse også tage to spor:

• Tilby jobrelateret træning til personale engageret i sociale medier på organisationens vegne. Løbende, regelmæssig træning hjælper med at holde din organisation opdateret og giver personalet mulighed for at netværke med andre i marken.
• Uddann alt personale om internetsikkerhed. Denne uddannelse kan omfatte, hvordan vi beskytter os mod cyberkriminalitet, og hvordan vi etablerer og beskytter vores online omdømme.

Når det kommer til ansvarlig cyberadfærd, har arbejdsgivere en unik mulighed for at uddanne snarere end mandat. Denne forpligtelse viser respekt for medarbejderne. Medarbejdere føler sig værdsatte, betroede og inspirerede. Alle drager fordel.

# 9: Bed en advokat om at gennemgå politikken

Juridisk rådgivning er kritisk. Det er let at fejle fejl, især inden for arbejdsmarkedsrelationer. Vær sikker på at du spørg en advokat, der har erfaring i området - din skatterådgiver vil ikke være til stor hjælp.

Juridisk gennemgang kan være dyrt; en retssag vil dog være eksponentielt dyrere.

# 10: Lad det ikke samle støv

Cyber-miljøet skifter ofte. Politikker for sociale medier bør gennemgås mindst hver sjette måned. Lad alle på holdet gennemgå politikken separat og derefter sammen.

Spørg jer selv, er dette stadig relevant? Hjælper dette os med at udføre vores job? Hvordan har det sociale mediemiljø ændret sig for nylig? Er der nogen juridiske opdateringer, der gælder?

Sociale mediepolitikker er ikke den mest spændende del af sociale medier; Men hvis de er udviklet godt, kan de støtte, bemyndige og engagere personale, når de igen engagerer dine kunder.

Hvad tænker du? Hvad er dit bedste råd til en virksomhed, der skriver en politik for sociale medier? Efterlad dine spørgsmål og kommentarer i feltet nedenfor.