Sådan beskyttes dele af et Word-dokument mod redigering

Hvordan

VedBen Stockton

Sidst opdateret den14. januar 2021

Medmindre du gemmer et Word-dokument som skrivebeskyttet, kan alle med en kopi af filen redigere det. Det er også ret nemt at omgå skrivebeskyttet beskyttelse på en fil i de fleste tilfælde. Dette gør det sværere at beskytte et dokument mod unødvendige ændringer, medmindre du beslutter at skifte formater og gem det som en PDF.

Dette begrænser dog ændringer i dokumentet som helhed. Heldigvis inkluderer Microsoft Word yderligere kontroller, der giver dig mulighed for at beskytte dele af et Word-dokument mod redigering.

Du kan begrænse ændringer ved at begrænse de tilgængelige formateringsindstillinger eller ved at begrænse de områder, der kan redigeres. Hvis du er en del af en Windows-domæne, kan du også bruge Rights Management Service (RMS) til at begrænse dokumentredigering baseret på din brugerkonto. Her er hvad du skal gøre for at beskytte dele af et Word-dokument mod redigering.

Begræns redigering af Word-dokumenter efter formateringstil

Hvis du vil tillade ændringer i dit Word-dokument, men begrænser typen af ​​formatering, der kan bruges (for eksempel for at opretholde en sæt stil), kan du gøre dette ved hjælp af Begræns redigering menu.

For at få adgang til det skal du åbne dit Word-dokument. Fra båndlinjen skal du trykke på Gennemgang> Begræns redigering. Et menupanel til højre vises.

For at begrænse visse formateringsformater fra brug skal du vælge Begræns formatering til et udvalg af stilarter afkrydsningsfeltet, og tryk derefter på Indstillinger mulighed nedenunder.

I menuen skal du vælge de typografier, du ønsker at tillade i dit dokument. Hvis du vil bruge Words anbefalede minimumsmulighed (med kun tilgængelige grundlæggende stilarter), skal du trykke på Anbefalet minimum. Alternativt kan du trykke på Ingen eller Alle for at vælge eller fjerne markeringen af ​​alle elementer.

Når du er tilfreds med de valgte formateringsindstillinger, skal du trykke på Okay for at gemme indstillingerne.

Formateringsindstillingerne gælder, når du har håndhævet ændringen. For at gøre dette skal du trykke på Ja, start håndhævelse af beskyttelse mulighed.

I Start håndhævelse af beskyttelse i feltet, skal du angive en kontroladgangskode. Dette forhindrer brugere uden adgangskoden i at deaktivere beskyttelsen. Men som den dokumentet er ikke krypteret, disse begrænsninger kan omgåes med en vis lethed.

Alternativt kan du vælge Brugergodkendelse, hvor kun autoriserede brugere på et Windows-domæne har tilladelse til at fjerne adgangskoden. Dokumentet vil blive krypteret, men dette valg er begrænset til erhvervs- eller uddannelsesbrugere, der bruger Rights Management Service (RMS).

Trykke Okay for at gemme dit valg.

Når det er gemt, er kun de valgte formateringsmuligheder tilgængelige i dit dokument. Du kan ikke bruge andre formateringsindstillinger uden at deaktivere håndhævelsen og vende dit dokument tilbage til det normale.

Begræns redigering af Word-dokumenter efter markering

Hvis du vil begrænse ændringerne i dit dokument til bestemte områder (for eksempel enkelt afsnit eller linjer), kan du også gøre dette ved hjælp af Begræns redigering menu.

Start med at åbne dit dokument og trykke på Gennemgang> Begræns redigering. Klik på i menupanelet til højre Tillad kun denne type redigering i dokumentet afkrydsningsfeltet, og vælg derefter Ingen ændringer (skrivebeskyttet) mulighed.

Dette forhindrer redigering af områder, der ikke er omfattet af undtagelser. For at tilføje en undtagelse skal du vælge et område i dit dokument (fra et enkelt ord til et helt afsnit eller en side) og derefter trykke på Alle sammen afkrydsningsfelt, der er angivet under Undtagelser (valgfrit) kategori.

Dette giver alle med adgang til filen muligheden for at redigere det afsnit af dit dokument. Hvis du i stedet vil tilføje strammere begrænsninger (for eksempel for kun at give individuelle brugere ret til at redigere et afsnit), skal du vælge indholdet og derefter trykke på Flere brugere mulighed.

I pop op-vinduet Tilføj brugere menu, tilføj brugernavne på lokale Windows-brugere eller brugerkonti på et Windows-domæne. Trykke Okay for at gemme dine valg.

Med det valgte indhold skal du klikke på afkrydsningsfeltet ud for deres brugernavn, der er synligt i Enkeltpersoner afsnit. Kun den bruger kan foretage ændringer. Sørg for, at Alle sammen afkrydsningsfeltet er deaktiveret, hvis du ønsker, at dette skal være tilfældet.

For at bekræfte begrænsningerne skal du trykke på Ja, start håndhævelse af beskyttelse knap.

I Start håndhævelse af beskyttelse i feltet, angiv en kontroladgangskode, eller vælg Brugergodkendelse at give kontrol til autoriserede domæne brugere i stedet. Trykke Okay at gemme.

Når det er gemt, understøtter kun de områder af det valgte dokument redigeringer (fremhævet grå i dit dokument). Medmindre andet er angivet, er det kun brugere med adgang til filen, der kan foretage ændringer i disse sektioner.

Brug af Rights Management Service (RMS) til at begrænse ændringer i Word-dokumenter

Det Rights Management Service (RMS) på Windows hjælper med at forhindre uautoriserede brugere i at se, redigere eller udskrive bestemte dokumenter. Denne type beskyttelse er kun tilgængelig for brugere på et Windows-domæne, f.eks. Universitets- eller virksomhedsbrugere.

Du skal tale netværksadministrator for at bekræfte, at du har RMS aktiveret på dit netværk. Du skal også have tilstrækkelig brugeradgang til at begrænse dokumentredigering på denne måde.

Hvis du er på et Windows-domæne med RMS-support og adgang, skal du åbne dit Word-dokument. Fra båndlinjen skal du trykke på Fil> Info.

Fra menuen skal du trykke på Beskyt dokument> Begræns adgang> Begrænset adgang og aktivere Begræns tilladelse til dette dokument afkrydsningsfelt er aktiveret. Ellers skal du trykke på Opret forbindelse til rettighedsadministrationsservere og få skabeloner at oprette forbindelse til en passende godkendelsesserver på dit domæne.

Når du bliver bedt om det, skal du tilføje e-mail-adresserne til andre brugere for at give dem passende adgang til dit dokument. Dette giver disse brugere adgang til filen ved at vælge Læs eller Lave om for at give dem læse- eller skriveadgang. Trykke Okayfor at gemme ændringerne.

Når de er indstillet, er det kun de brugere, der har adgang til at se eller redigere dokumentet. Adgang er også begrænset til autoriserede domæne brugere.

Beskyttelse af kontordokumenter

Ved at beskytte dele af et Word-dokument mod redigering kan du udvikle mere forskellige typer dokumenter. For eksempel kan du ved at begrænse nogle sektioner fra ændringer omdanne et Word-dokument til en udfyldelig form at brugerne kan udfylde og returnere. Andre Office-dokumenter kan beskyttes på lignende måder med evnen til at kryptere OneNote-notesbøger og beskytte individuelle sider og sektioner.

Hvis du eksporterer dit Word-dokument til et andet format, kan du stadig beskytte filen mod ændringer. Hvis du beslutter dig for det tilføje adgangskoder til PDF-filerfor eksempel kan du begrænse, hvem der har adgang til filen og beskytte den mod unødvendige visninger.