Sådan bruges Microsoft Office Accessibility Checker

Hvordan

VedSandy Writtenhouse

Sidst opdateret den19. marts 2021

Når du bruger Office-applikationerne Word, Excel, PowerPoint og Outlook, tænker du da på tilgængelighed? For eksempel hvad hvis du er deling af et dokument med nogen, der bruger en skærmlæser? Gør du ekstra skridt for at sikre, at dit dokument er tilgængeligt?

Hvis dette er noget, du ikke har gjort, men som du ønsker eller endda skal starte, er du glad for at vide, at der er en funktion, der kan hjælpe dig. Her viser vi dig, hvordan du kontrollerer for tilgængelighedsproblemer i Microsoft Office-applikationer, så dine dokumenter altid er tilgængelige for andre.

Om Office-tilgængelighedskontrollen

Funktionen Tjek tilgængelighed er tilgængelig i Office-applikationer på både Windows og Mac og det fungerer det samme over hele linjen. Med henblik på denne tutorial holder vi os til en enkelt applikation og platform, Microsoft Word på Windows. Men du kan anvende de samme trin og principper med de andre applikationer og på Mac.

Du kan bruge funktionen Kontroller tilgængelighed, når du arbejder på dit dokument, eller når du er færdig med det. Der er en praktisk indstilling, vi viser dig nedenfor, der gør det muligt for funktionen kontinuerligt at kontrollere dokumentet, mens du arbejder på det. Så du er dækket på begge måder.

Nu hvis du er klar til at begynde at kontrollere dine dokumenter for tilgængelighed, lad os komme til det!

Brug funktionen Tjek tilgængelighed

Når du vil inspicere dit dokument, skal du vælge Anmeldelse fanen og klik på Kontroller tilgængelighed på værktøjslinjen. På Mac skal du vælge Værktøjer > Kontroller tilgængelighed fra menulinjen.

Når inspektøren er færdig, vises et sidebjælke til højre med resultaterne. Hvis der ikke findes nogen problemer, kan du se denne besked. Men hvis inspektøren finder fejl, vises disse lige øverst i sidepanelet.

Resultater og justeringer for tilgængelighed

Hvad der er pænt ved funktionen er, at den ikke bare fortæller dig, hvad der er galt. Det giver dig detaljer om, hvorfor du skal rette det, hvordan du retter det, og en nem måde at foretage justeringerne på. Sådan fungerer det.

Når du modtager resultaterne, kan du se ting som f.eks Fejl og Advarsler og antallet af varer, der gælder. Klik på en fejl eller advarsel for at udvide den og få vist hvert element.

Du kan derefter vælge et element på listen for at springe direkte til det i dit dokument. Men først vil du også se nyttige detaljer under Yderligere Information i bunden af ​​sidepanelet. Dette inkluderer Hvorfor rette? og Trin til løsning. Så hvis du spørgsmålstegn ved, hvorfor varen betragtes som en fejl, så undre dig ikke mere!

Hvis du vil følge de viste trin for at rette fejlen, kan du, men der er en nemmere måde. Klik på rullelisten ud for et element på resultatlisten. Så vælg bare en af ​​de Anbefalede handlinger. Her er et eksempel.

Vi har to billeder i vores dokument uden alternativ tekst. Hvis vi klikker på rullelisten ud for Billede 1, kan vi vælge Tilføj en beskrivelse. Når feltet vises, tilføjer vi vores beskrivelse, det anvendes på billedet, og fejlen er rettet.

Du kan muligvis også se andre handlinger. For eksempel kan vi vælge Foreslå en beskrivelse til mig. Værktøjet opretter den alternative tekst, anvender den på billedet, og fejlen er rettet. Du kan derefter kontrollere denne beskrivelse for nøjagtighed.

Når du arbejder med billeder, har du endnu en mulighed, du kan vælge, hvilken er Marker som dekorativ. Hvis billedet i dit dokument for eksempel ikke er meningsfuldt, er det måske en smuk hvirvel for at gøre dit dokument smukt. Du kan vælge Marker som dekorativ, og værktøjet sørger for at gøre det og fjerne fejlen.

Selvom billeder er nogle af de største synder med tilgængelighedskontrollen, kan du muligvis se alle mulige problemer. I eksemplet nedenfor er det objekterne, vi bruger til vores tjekliste. Igen skal du kontrollere Hvorfor rette? sektion af grunden, og klik derefter på rullelisten ud for elementet for at foretage dig noget og rette det.

Hold tilgængelighedskontrollen kørende

Som nævnt tidligere kan du bruge funktionen Kontroller tilgængelighed gennem hele dokumentoprettelsesprocessen. Når inspektøren er åben i sidebjælken, skal du se under listen over resultater. Marker derefter afkrydsningsfeltet for Hold tilgængelighedskontrollen kørende, mens jeg arbejder.

Dette giver dig en bekvem måde at foretage justeringer for tilgængelighed på, samtidig med at du tilføjer billeder i Word, ark i Excel, objekter i PowerPoint eller andre emner.

Udnyt Microsoft Office Accessibility Checker

De, der bruger skærmlæsere, vil meget sætte pris på, at du tager dig tid til at lave din Microsoft Office tilgængelige dokumenter. Det tager kun et par minutter, og da du har hurtige og nemme måder at rette problemerne på, er det det værd.

Har du en ven, et familiemedlem eller en kollega, der kan bruge en hjælpende hånd? Tjek denne liste over iOS-tilgængelighedsfunktioner og hvordan de kan hjælpe.

Hvordan

Sådan ryddes Google Chrome-cache, cookies og browserhistorik

Chrome gør et fremragende stykke arbejde med at gemme din browserhistorik, cache og cookies for at optimere din browserydelse online. Hendes hvordan man ...

tilbud

Matchende pris i butik: Sådan får du onlinepriser, mens du handler i butikken

At købe i butikken betyder ikke, at du skal betale højere priser. Takket være prismatch-garantier kan du få online-rabatter, mens du handler i ...

Hvordan

Din guide til deling af dokumenter i Google Docs, Sheets og Slides

Du kan nemt samarbejde med Googles webbaserede apps. Her er din guide til deling i Google Docs, Sheets og Slides med tilladelserne ...