Sådan automatisk BCC-e-mails ved hjælp af regler i Outlook

Hvordan

VedMichael Bryant

Sidst opdateret den3. september 2020

Afhængigt af din situation vil du muligvis sende blinde kopier af e-mail via Microsoft Outlook. I stedet for at gøre dette manuelt hver gang, kan du oprette en regel, der gør dette automatisk. Løsningen nedenfor får jobbet gjort og kræver lidt opsætning; det virker hver gang du sender en e-mail til en person eller gruppe.

Hvorfor BCC-e-mails?

BCC står for "blind carbon copy". Ligesom CC (eller "carbon copy") er BCC en måde at sende kopier af en e-mail til andre mennesker. I modsætning til CC ved den primære modtager i dette tilfælde dog ikke, at en anden har fået tilsendt en kopi.

Med Microsoft Outlook-regler kan du automatisk blindkopiere nogen, hver gang du sender en e-mail til en person eller en gruppe. For eksempel kan du ønske at BCC din supervisor eller HR-afdeling for korrekt at dokumentere en korrespondance med nogen. I et andet tilfælde er en gruppe BCC en fantastisk måde at sende en e-mail til en masse mennesker (såsom et nyhedsbrev eller flyer) uden at give dem adgang til alle andres kontaktoplysninger.

Oprettelse af en BCC-regel i Microsoft Outlook

1. Klik Fil i Microsoft Outlook.
2. Vælg Info fra menuen til venstre.
3. Vælg boksen, Administrer regler og advarsler.

Dernæst er det tid til at oprette regler for BCC. Der er ingen måde at oprette automatiske BCC'er i Microsoft Outlook, der kun kræver et trin. Det er dog stadig muligt ved at oprette to separate regler

Opret en gruppe

1. Klik Ny regel øverst til venstre i boksen Regler og advarsler.
2. Vælge Anvend reglen på beskeder, jeg sender under afsnittet Start fra en tom regel.
3. Vælg Næste.
4. Sæt kryds i boksen, sende til personer eller offentlig gruppe.
5. Klik på Mennesker eller offentlig gruppe link for at vælge din(e) modtager(e).
6. Tilføje modtageren (eller modtagerne). Du kan vælge e-mail(erne) fra din adressebog eller ved at skrive dem i feltet "Til".
7. Klik Okay.

Dernæst opretter vi en kategori, som senere vil blive brugt til automatisk at sende BCC-e-mails:

1. Klik Næste.
2. Sæt kryds i feltet ved siden af tildele den til kategorikategorien.
3. Vælg Kategori under Rediger regelbeskrivelsen.
4. Tjek en eksisterende kategori eller oprette en ny.
5. Klik Næste.
6. Vælg Næste.
7. Tilføj en navn på reglen.
8. Vælge Afslut.

Bemærk: Denne regel kører kun, når du åbner Microsoft Outlook.

De første regler indikerede, at når du sender en e-mail til en eller flere personer, er den tildelt en kategori. Nu er det tid til at oprette en regel, der automatisk videresender modtagne e-mails til en anden e-mail. I dette tilfælde til dig selv eller en anden.

Aktiver automatisk videresendelse

Inden du går videre, skal du sørge for at klikke på Sendt mappe til din e-mail i Microsoft Outlook. Ellers vil dette ikke virke.

1. Klik Ny regel øverst til venstre i boksen Regler og advarsler.
2. Vælge Anvend regel på beskeder, jeg modtager under Start fra en tom regel.
3. Vælg Næste.
4. Kontrollere Tildelt til Kategori Kategori.

Derfra:

1. Klik Kategori under trin 2.
2. Vælg kategorien valgt ovenfor.
3. Vælg Okay.
4. Klik Næste.
5. Sæt kryds i boksen for Videresend det til personer eller offentlig gruppe.
6. Vælge Mennesker eller offentlig gruppe i det nederste afsnit.
7. Tilføj videresend e-mail i Til-boksen.
8. Vælg Næste to gange.
9. Angiv reglens navn.
10. Vælge Afslut.

Bemærk: Denne regel kører kun, når du åbner Microsoft Outlook.

I henhold til disse regler, når en e-mail sendes til en eller flere personer (regel 1), bliver den i sidste ende videresendt til en anden (eller en gruppe mennesker) via BCC (regel 2). Du kan til enhver tid justere reglerne ved at gå tilbage til Fil > Info og vælge Administrer regler og advarsler.

Opret det og glem det

Når du skal dokumentere e-mails sendt til andre ved at sende en BCC, kan du gøre det manuelt hver gang eller oprette to regler, så det gøres automatisk hver gang. Hvad venter du på, gå ind i Microsoft Outlook, og begynd at bygge dine regler!

Anmeldelser

Hvad er personlig kapital? 2019 anmeldelse, herunder hvordan vi bruger det til at administrere penge

Uanset om du først starter med at investere eller er en erfaren erhvervsdrivende, har Personal Capital noget for enhver smag. Her er et kig på...