Brug Dropbox mere effektivt med disse 10 tip & tricks

Hvordan

VedMark O'Neill

Sidst opdateret den23. oktober 2018

Internettet har givet os mange nye adjektiver. At søge efter noget er "til Google det." At ringe til nogen er "at Skype dem." At sende beskeder til nogen er "at slappe dem" eller "App dem" (som i WhatsApp). Når det kommer til at sende en fil via cloud-lagring, hører adjektivet til den fast til Dropbox med "Jeg vil Dropbox det."

Når alt kommer til alt "Jeg vil Google Drive dig filen" har ikke nøjagtigt den samme ring til den, gør det?

Bortset fra det grundlæggende ved at bruge Dropbox (som allerede er uendeligt omskolet), hvilke andre ting kan du gøre for at maksimere din brug af tjenesten? Det er dagens emne i groovyPost tech-klasse.

Brug Dropbox mere effektivt med disse 10 tip & tricks

OK studerende, tag notater.

Kontroller, hvad der synkroniseres ved hjælp af "Selektiv synkronisering"

Hvis du har en masse filer inde i webversionen af ​​din Dropbox-konto, vil du måske ikke have, at det hele er rodet sammen på din computer. Især hvis du har begrænset plads på din harddisk. Derfor, hvis du har filer, som ikke er strengt nødvendige lige nu på din computer, kan du bruge noget, der hedder

Selektiv synkronisering.

Dette fortæller Dropbox at fjerne den bestemte mappe fra computeren, men gemmer den stadig i webversionen af ​​Dropbox. Hvis du har Dropbox installeret på flere computere, kan du have forskellige indstillinger for selektiv synkronisering på hver enhed, afhængigt af dine behov og harddiskplads.

For at bruge funktionen skal du højreklikke på Dropbox-ikonet i dit systembakke og gå til Indstillinger. Under fanen Synkronisering er Selektiv synkronisering mulighed.

Hvis du klikker på knappen, vises dine Dropbox-mapper. Fjern de mapper, du vil fjerne fra computeren, og klik på Opdatering. Se nu mappen forsvinde fra computeren.

Bemærk, at du kun kan fjerne mapper, ikke individuelle filer. Derfor skal filer, du ønsker at have fjernet, gå ind i en mappe, og den mappe fjernes. Jeg har generelt en “unsync” -mappe og kaster alle unødvendige filer ind i den.

Del & kommenter filer ved hjælp af højreklik-menuen

Når du er i Dropbox-mappen på din computer, vises højreklik på en fil flere Dropbox-relaterede indstillinger: Del, kopier Dropbox-link, Vis på Dropbox.com, Versionshistorik og Vis Kommentarer.

klikker Del giver dig mulighed for at indstille et delingslink og indtaste e-mail-adressen på den person, du vil sende linket til. Alternativt kan du klikke på indstillingen for at kopiere linket til dit udklipsholder. På denne måde kan du sende linket via sms, chatbesked, uanset hvad.

Send filanmodninger til ikke-Dropbox-brugere

Selvom Dropbox er blevet synonymt med skylagring, er det ikke alle, der bruger det. Så hvad nu hvis du har brug for en ikke-Dropbox-bruger til at uploade noget til din konto. Uden at have kidnappet hele deres familie og bedt dem om at åbne en Dropbox-konto, kunne de i stedet bruge en af ​​to tjenester.

Den første er Send til Dropbox som opretter en unik e-mail-adresse. Du kan derefter give e-mail-adressen til folk, og de kan e-maile filerne til dig, som derefter vises på din konto.

Den anden mulighed er JotForm som har en funktion, hvor du kan opsætte og integrere en filoverførselsboks på dit websted. Jeg ville være tøvende med at bruge dette, fordi enhver kan uploade noget til din Dropbox, inklusive virusinficerede filer. I det mindste med "Send til Dropbox" kan du være forsigtig med, hvem du giver e-mail-adressen til.

Tilslut din Dropbox-konto til (lovlige) eBook-download-websteder

Juridiske downloadwebsteder, f.eks Projekt Gutenberg, giver dig nu mulighed for at linke til din cloud-lagringskonto. På den måde, når du vil downloade en bog, kan den sendes direkte til din konto på Dropbox, Google Drive eller OneDrive.

Vælg simpelthen den ønskede bog, så ser du skyopbevaringsikonerne i højre side. Vælg din foretrukne service, og du bliver bedt om at autorisere webstedet til at få adgang til din Dropbox-konto.

Tilføj "Dropbox For Gmail" for at integrere dine filer i en e-mail

Da filstørrelser til vedhæftede filer til e-mail stadig er begrænset til ca. 25MB, er det en måde at placere filen i skylager og linke til den inde i e-mailen. Derefter skal modtageren blot klikke på linket til cloud-lagring for at downloade filen.

Gå ind Dropbox til Gmail. For at få denne gratis Gmail-tilføjelse skal du klikke på “+” -knappen i højre sidefelt for den nye Gmail. Når boksen Google Apps Suite vises, skal du søge efter Dropbox. Et par klik senere tilføjes det. Opdater nu din Gmail-side for at se den køre.

Når du nu komponerer en e-mail til nogen, vil du se et lille Dropbox-ikon blandt indstillingerne. Klikke der får dig ind i dine filer. Vælg den, du vil sende, og du skal til løbene.

Aktivér deling af skærmbilleder i Dropbox

Dette er en, jeg ikke rigtig bruger så meget, da jeg allerede har min pålidelige go-to-screenshot-app - SnagIt. Imidlertid kan nogle af jer gerne bruge skærmbilleddelingsfunktionen i Dropbox.

Det laver dog ikke skærmbilleder. Det sætter kun dine skærmbilleder i en Dropbox-mappe og opretter automatisk Dropbox-delingslink, så andre kan downloade dem.

I Dropbox-indstillingerne er muligheden for at dele skærmbilleder.

Når du laver et skærmbillede (sig med CMD + SHIFT + 4 på din MacOS), går skærmbilledet ind i en "screenshots" -mappe i din Dropbox. Et delingslink genereres derefter automatisk og kopieres til dit udklipsholder.

Flyt standardpladsen for Dropbox-mappen på din computer

Kan du huske i starten, da jeg fortalte dig om selektiv synkronisering? Nå, under den samme Synkronisere fanen er standardplacering af Dropbox-mappen på din computer.

Generelt placerer Windows og MacOS Dropbox-mappen på et rigtig dumt ubelejligt sted. Mens jeg kan lide at have en Cloud Storage-mappe på computeren, og derindei har standardmapperne til Dropbox, Google Drive, Sync osv. Det irriterer mig ingen ende, at OneDrive ikke kan flyttes.

Hvis du let vil flytte din Dropbox-mappe til et andet sted på din computer, skal du klikke på Bevæge sig knappen under Dropbox-mappeplacering. Vælg din nye placering, så vil mappen flytte sammen med alt mappens indhold.

Skift standard “Gem” placering til Dropbox

På steder som din computerindstillinger og browserindstillinger bliver du bedt om at angive en standardplacering til at gemme filer. Jeg har en “Downloads” -mappe, hvor alt bliver smidt ind, men i stedet, hvorfor ikke specificere en Dropbox-mappe? På den måde synkroniseres alt, hvad du downloader, på tværs af computere.

Den eneste ulempe med dette er at sikre dig, at du har nok Dropbox-plads, hvis du er i vane med at downloade store filer… .ahem.

Sikre Dropbox-filer med BoxCryptor

En af ulemperne med skylagring er, at de (endnu ikke) tilbyder kryptering. Den ene undtagelse er Sync, som jeg også bruger, og som er stor. Men Dropbox tilbyder ikke nogen filkryptering.

Indtil de gør det, er et godt alternativ BoxCryptor. Med en begrænset gratis version og to betalte versioner laver BoxCryptor et virtuelt drev på din computer, der bliver din nye Dropbox-mappe. Når du trækker en fil ind i mappen, kan du angive, om den skal krypteres eller ej, før den sendes til Dropbox-serveren.

Opbevar lydoptagelser automatisk i din Dropbox-mappe

Hvis du er den slags person, der kan lide at lægge dine tanker om lyd, er dette en for dig. RECUP (til iOS) og Smart optager (til Android) er to apps, der automatisk uploader optagelser til din Dropbox-mappe, når du er færdig med optagelsen.

Men igen, skal du sørge for at have nok Dropbox-plads til alle disse MP3-filer, der vil begynde at stables.

Konklusion

Som du kan se, er der masser af seje ting, du kan gøre med Dropbox. Selv hvis du ikke bruger alle disse tip, kan det at lære et par tricks gøre Dropbox endnu mere nyttigt, end det allerede er.