Sådan oprettes et bærbart dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A er en streng standard for Adobes bærbare dokumentformat (PDF), som føderale domstole i USA kræver for præsentation og arkivering (det er her "A" kommer ind) af PDF-dokumenter. Her er en enkel teknik til at fremstille PDF / Som retten vil acceptere.

Konceptet bag PDF / A er enkelt, men de instruktioner, som forskellige leverandører giver, er forfærdeligt indviklet. Dette er den nemme måde at gøre det på. For mit eksempel bruger jeg Adobe Pro 9.3, men dette fungerer på Adobe Standard 7 og nyere. Jo højere version, jo bedre.

Åbn først den PDF, du vil konvertere til PDF / A. På overfladen ser en almindelig PDF og en PDF / A den samme. Forskellene er under hætten.

Vælg Fil / Gem som "Post script." Det har .ps-udvidelsen.

Luk nu din PDF, og åbn Acrobat Distiller.

Vælg Indstillinger / Rediger Adobe PDF-indstillinger.

Gå til skrifttyper for at sikre dig, at du integrerer alle skrifttyper i dit dokument. I dette tilfælde har jeg allerede integreret minen.

Åbn nu din PDF.ps-fil. Bare ved at åbne det, vil Distiller automatisk konvertere det til en kompatibel PDF / A.

Men er det virkelig kompatibelt? Lad os tjekke.

Åbn din nyoprettede PDF i Adobe Pro (eller Standard) og kør Preflight ved at gå til Advanced / Preflight.

Analyser nu. Vælg PDF / A-1b, medmindre retten anmoder om andet.

Ingen problemer fundet! De føderale domstole vil acceptere det. Kontroller med dit lands regering - hvis du bor uden for USA - for at se, om PDF / A er et format, som domstolene kræver.

Hvis du eller din virksomhed udfører noget føderalt arbejde, vil dette nye krav til arkivering i PDF / A helt sikkert påvirke, hvordan du opretter og arbejder med PDF-dokumenter.