Link Dropbox til Microsoft Office, og tab aldrig arbejde igen!

For nylig havde vi et groovy community-medlem tab 5 timers arbejde på et regneark på grund af en besparende fejl i Microsoft Excel. Dette scenarie er en hovedpine, som ingen nogensinde skulle skulle støde på. Jeg ved ikke om dig, men jeg HATER bare at gøre den samme ting to gange. Under alle omstændigheder var MrGroove frustreret over, at han ikke var i stand til at få dataene tilbage til vores grooveReader, så han besluttede at komme med en permanent løsning. Gæt hvad! Ikke kun kom han med en meget god idé, men efter at have testet den ud, fungerer den perfekt! Når det er implementeret, vil det stoppe tabet af arbejde permanent!

I hjertet af vores groovy tip er naturligvis Dropbox. Du kan se, Dropbox har en groovy funktion, der gemmer tidligere versioner af filer, der er synkroniseret i din Dropbox-mappe i 30 dage * inklusive slettede filer. Så hvis vi kombinerer Dropbox og standardopførselen til Microsoft Office og dens Autosave-funktion, kan vi det synkronisere og backup Microsoft Office-dokumenterne, mens du skriver dem realtid. Tændte pæren endnu? :)

Ved hjælp af denne teknik kan du åbne filer og se på revisioner eller gendanne tidligere slettede / mistede filer. Hvis du for eksempel har AutoRecover / AutoSave indstillet til at gemme intervaller på 1 minut, kan du teknisk set gå tilbage til ENHVER tid for NOGT dokument, du nogensinde har arbejdet på, når du har fået denne opsætning. Vil du vende tilbage til din præsentation, da den så kl. 19.55? Intet problem! Eller måske kan du lide kl. 19:54-versionen bedre. Mulighederne er næsten uendelige.

Inden vi kommer i gang, vil jeg sikre dig, at du forstår, at selvom jeg vil vise tip ved hjælp af Office 2010, er dette trick bør arbejde for ethvert program derude, der bruger midlertidige filer eller en automatisk gemme mappe inklusive tidligere versioner af Microsoft Office. Oh yeah. MEGET GROOVY!

* Gratis Dropbox-konti sparer kun 30 dage med tidligere versioner; betalte versioner gemmer dog filer for evigt.

Sådan knyttes Dropbox til Microsoft Office og mistes aldrig dokumenter igen

1. Det første trin er at finde det sted, hvor Office gemmer alt. Vi er nødt til at finde tre forskellige placeringer til hver applikation i Office 2010.

• Gem automatisk placering igen
• Standard fil gemme placering
• Ikke-gemte dokumenter placering

Når du har fundet disse placeringer, skal du notere dem. Den bedste måde at huske deres nøjagtige placering er at Kopi og sæt ind det til et åbent notepad. Nedenfor kan du se, hvordan jeg mærkede stien og indsatte linket, så jeg ikke ville glemme, hvad der var hvad osv.

Hurtigt, her har jeg fundet de tre mapper i Microsoft Excel 2010, da processen er relativt ens for Word 2010 og PowerPoint 2010.

For Excel 2010 *, 'Standard gemme 'og' AutoRecover 'placeringer er følgende:

1. auto gendanne
   • % USERPROFILE% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. standard fil gemme
   • % userprofile% Dokumenter

Du kan finde disse placeringer for dig selv, hvis du går til Fil> Indstillinger i Office 2010. Når du er der, kan du besøge Gemme fanen og søg efter placeringerne som vist på skærmbilledet nedenfor.

* I Office 2007 og Office 2003 såvel som Windows XP kan placeringen variere. jegn mit eksempel, denne% UserProfile% ville oversættes til: C: UsersgrooveDexter. Dette skyldes, at% UserProfile% simpelthen er en universal Windows-kode, der fører dig til din Windows-brugerprofilmappe.

2. Det Ikke-gemt filplacering er lidt anderledes. I Office 2010 kan du finde det fra Fil> Info fanen; derfra KlikAdministrer versioner> Gendan ikke-gemte arbejdsbøger.

Standardplaceringen er følgende *:

% USERPROFILE% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Nu hvor du har noteret dine tre gemte placeringer, er det tid til at oprette mappen i Dropbox.

3. Gå til Min Dropbox (din dropbox-mappe på din pc) og så skab en ny mappe kaldet Sikkerhedskopier, eller hvilket navn du finder groovy og passende.

4. Åbn nu kommandoprompten.

5. I kommandoprompten bruger vi mklink / d kommando til at oprette en symbolsk forbindelse til placeringen af ​​dine gemte Office-filer. Vi er nødt til at gøre dette, fordi Dropbox som standard kun SYNC eller sikkerhedskopierer filer og mapper, der findes inden i dropbox-mappen. På grund af dette skulle vi narre Dropbox til at tænke, at vores midlertidige / autosave-mapper ER inde i dropbox-mappen.

Kommandosyntaxen er:

mklink / D “Ny symbolsk linkesti i dit Dropbox-mappeklinknavn” “Oprindelsessti til den mappe, som Office autosave-filer findes i”

Eksempel:

"

I eksemplet ovenfor opretter jeg den nye sti i min dropbox Sikkerhedskopi kopier folder. Det Excel_Autorecover Jeg måtte manuelt Type det ind som navnet på det nye link.

6. Gentag denne proces for hver mappeplacering ved at oprette en ny Symlink (Symbolisk link) med alle tre af dine Office-applikationer gemme mapper. Bemærk, at din Ikke-gemt mappen bruges af alle Office-programmer, så du behøver kun at oprette et link til det. Som standard er det samme også for din standard gemme placering.

7. Når du er færdig, skal du åbne din Dropbox-webstedskonto og kontrollere, at mapperne alle er synkroniseret korrekt.

8. Selv hvis AutoRecover- eller ikke-gemt temp-fil slettes fra din computer, vil Dropbox hænge på den i 30 dage. Fra din Dropbox-online interface, KlikFlere handlinger> Vis slettede filer at se dem.

9. Ligesom med almindelige filer, Dropbox arkivversionshistorik for slettede filer. På denne måde har du flere forskellige versioner af hver fil, du arbejder på i Office. Dropbox holder alle dine Office-historier lige ved hånden. Åh ja, du kan også bare Genopretter filer også.

Du kan også bare Højreklik -en fil eller folder også for at begynde gendannelsesprocessen.

Det er det. Kan du føle bekymring og stress bare smelte væk nu, når alle dine data er sikkert sikkerhedskopieret og sikret i Dropbox skyen? Jeg ved, at jeg har det bedre!

For nogle kan dette How-To-tip være en smule vanskeligt, fordi vi opretter Symlinks i en kommandoprompt osv. Én mulighed, hvis du blot ønsker processen, er bare at pege dine AutoSave eller Midlertidige mapper fra Office eller ethvert andet program, du ønsker beskyttet direkte i din Dropbox-mappe. På denne måde behøver du ikke rod med at oprette symlinks osv. Selvom det er lidt lettere, synes jeg, det er mere arbejde, men det er en lettere måde at få det samme resultat!

Spørgsmål? Forvirret? Brug for hjælp? Slip en note nedenunder eller endnu bedre, skriv dine spørgsmål i vores gratis support Forum hvor hele samfundet af groovyReaders venter på at hjælpe dig!