Hvad er Outlook PST-filer, og hvorfor bruge dem... eller ej?

Forklarer

VedSteve Krause

Sidst opdateret den27. oktober 2021

Næsten alle, jeg taler med på arbejdet, klager over størrelsen på deres virksomheds-e-mail-konto. Normalt er det ikke et problem (men folk klager stadig), for når en postkasse nærmer sig sin grænse, vil de fleste e-mail-servere (som Microsoft Exchange) vil advare brugeren, så de kan rydde op i postkassen før server håndhæver deres størrelsesgrænser ved at begrænse send/modtag fra serveren.

Nu, det er alt sammen fint og flot, INDTIL… du tager på ferie i et par dage, disse advarsler om e-mailstørrelse kommer og går, og så bam! Din postkasse er fuld, og du kan ikke længere sende/modtage e-mailen fra din mobil eller endda OWA (Outlook Web Access) for den sags skyld. Jeg har modtaget opkaldet en million gange. Min iPhone kan ikke sende e-mails, hjælp!

• Så hvad skal man gøre?
• Er der en løsning på disse utilstrækkelige postkasser?
• Hvad skal jeg gøre, før jeg tager på ferie?

Nu introducerer jeg dig til det berygtede (ifølge IT) Outlook PST-fil.

Hvad er Outlook .PST-filer?

• Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook .PST-filer (som de er mere kendte) kan oprettes vha Microsoft Outlook til at flytte eller kopiere e-mails og vedhæftede filer fra din serverpostkassekonto til din lokale PC. Grundlæggende er det en lokal arkiv- eller lagerfil, du opretter til at gemme e-mail og vedhæftede filer på din computers harddisk, USB-drev eller serverdeling (afhængigt af, hvor du opretter og gemmer det).

Hvor meget kan du gemme i Outlook .PST-filer?

• Før Outlook 2003/2007 kunne .PST-filer kun gemme 2 gigabyte e-mail og vedhæftede filer. Med Outlook 2003 og Outlook 2007 blev formatet ændret, så .PST-filerne kunne vokse efter behov til over 20 Gigabyte i størrelse, medmindre standard konfigurationen er ændret.
• Helt ærligt, lad dem ikke få 20 Gigs. Det er en meget bedre idé at holde dine .PST-filer ikke større end et par koncerter. Hvis du har brug for mere lagerplads, så opret en ny .PST-fil i stedet for at oprette kæmpe stor .PST arkiver. Jo større .PST-filerne får, jo større chance for korruption og datatab (plus jo sværere bliver det at sikkerhedskopiere de dårlige drenge). Du kan vedhæfte så mange .PST filer til din Outlook-klient, som du har brug for, så du skal bare adskille din e-mail logisk på tværs af flere .PST-filer, hvis du har brug for at gemme mere end et par gamle GIG'er e-mail.
• TIP – Hvis du bruger .PST-filer til at arkivere gamle e-mails, skal du komprimere dem, når du har kopieret alle de gamle data ind i dem. E-mail er normalt kun tekst, så det komprimerer MEGET fint.

Hvordan kan jeg oprette Outlook .PST-filer?

• Det er LET, her er et par guides til Outlook 2007, 2013, og 2016.

Hvorfor bruge/oprette .PST-filer? Fordele?

Postkasse Størrelse

• Husker du første afsnit i denne artikel? De fleste e-mail-administratorer begrænser størrelsen på firmapostkasser. Jo større postkassen er, jo mere diskplads har de brug for, jo mere har de brug for at sikkerhedskopiere OG jo mere TID har de brug for til at udføre disse sikkerhedskopier.
• Hvis du er en e-mail-packrat (som mig), vil en 200 megabyte-postkasse bare ikke skære den. Det er her .PST-filer kommer ind. Du skal bare oprette en .PST-fil og trække og slippe din e-mail ind i den. De fungerer ligesom en almindelig postkassemappe i Outlook. Træk og slip. Det er simpelt! Forum>.
• De seneste versioner af Windows Search indekserer din postkasse OG alle lokale .PST-filer (kan konfigureres) som giver mulighed for næsten øjeblikkelig adgang til alle e-mails via søgefunktionerne indbygget i Microsoft Outlook.

Sikkerhedskopiering og katastrofegendannelse

• Hvis du ikke har (eller har tillid til) en e-mail-administrator, der regelmæssigt udfører sikkerhedskopier af din e-mail-server, og derefter kopierer din e-mail (ja, du behøver ikke at FLYT e-mail til .PST-filer, du kan også kopiere det) til en lokal .PST-fil er en hurtig og nem metode til at sikre, at din e-mail kan gendannes i en server DR scenarie.

Bærbarhed

• .PST-filer gør e-mail bærbar. Lad os for eksempel sige, at du vil flytte e-mail fra en postkasse til en anden. Det kan for eksempel være, at du skifter job og gerne vil have en gammel e-mail med. Eller måske skifter du værtsudbyder. ELLER, måske vil du kopiere din personlige og arbejdsmail til en .PST-fil, opbevare den på et lille USB-drev og altid have den med dig. Som jeg sagde, holder .PST-filer post meget bærbar. Og ja, det er en GMAIL-konto også, men denne artikel handler ikke om GMAIL :)

Sikkerhed

• Vidste du, at det næsten er umuligt at spore/revidere, om din it-mand/-afdeling læser din e-mail? Flytning af "Sensitiv" eller "Fortrolig" e-mail fra e-mail-/udvekslingsserveren til en lokal .PST-fil tilføjer et lag af sikkerhed.
• Bemærk: De fleste it-afdelinger har mulighed for at få fat i dine .PST-filer, uden at du ved det lige fra din harddisk på arbejdet. På grund af dette er det vigtigt at anvende yderligere sikkerhed på din computers harddisk. Jeg vil snart skrive en artikel om dette emne, men for nu, tag et kig på dette artikel. Det er lidt "NØRDET", så jeg vil snart følge det op med en artikel, der forklarer et par muligheder for at sikre .PST-filer.

Hvad er ulemperne ved at bruge .PST-filer?

Fjernadgang

• Når mail er flyttet ind i en .PST-fil, vil den ikke længere være tilgængelig på serveren ved hjælp af fjernadgangsapplikationer som OWA eller mobiltelefoner, som SYNKRES med din postkasse. For at få adgang til e-mailen i .PST-filerne skal du bruge en komplet Microsoft Outlook-klient. Et lille USB-drev kan hjælpe i disse situationer. Det er dog stadig ikke så praktisk som at efterlade e-mail på serveren.

Folk vil ikke lide dig, og det er muligt, at du kan miste dit job

• .PST-filer over tid (afhængigt af hvor mange e-mails du modtager/beholder) kan optage MEGET plads på din lokale computer eller en servershare, afhængigt af hvor du gemmer dem. IT-folk hader alt, der får dem til at arbejde på hvad som helst, medmindre det bygger deres CV, så det forstyrrer dem at placere en masse data et sted, som vil kræve, at de køber mere diskplads.
• Corporate Legal og de fleste Records Management-afdelinger kan ikke lide .PST-filer, da de giver dig som slutbruger mulighed for nemt at ignorere eller omgå virksomhedens politikker for opbevaring/destruktion af dokumenter.
• Corporate Information Security-teams kan heller ikke lide .PST-filer, fordi hvis Legal nogensinde beder dem om det gendanne data til en retssag eller stævning, .PST-filer kan irritere omkostningerne og indsatsen for dataene genopretning.

System- og hjerneydelse

• Jo mere e-mail du har, jo mere e-mail skal både du og din computer have styr på og behandle.
• Fordi flere e-mails og vedhæftede filer bliver indekseret af Windows Search (eller en anden e-mail-/systemindeksering), vil dit indeks blive større, OG dine søgninger vil tage længere tid.

Så forhåbentlig besvarede jeg alle dine spørgsmål om Microsoft Outlook .PST-filer og dækkede nogle fordele og ulemper på højt niveau. Men hvis jeg gik glip af noget, er du velkommen til at skrive en kommentar eller skrive dit spørgsmål i min forum.

Hvordan

Sådan finder du din Windows 11-produktnøgle

Hvis du har brug for at overføre din Windows 11-produktnøgle eller bare har brug for den til at udføre en ren installation af operativsystemet,...

Hvordan

Sådan rydder du Google Chrome-cache, cookies og browserhistorik

Chrome gør et fremragende stykke arbejde med at gemme din browserhistorik, cache og cookies for at optimere din browsers ydeevne online. Sådan gør hun...

Tilbud

Prismatchning i butikken: Sådan får du onlinepriser, mens du handler i butikken

At købe i butikken betyder ikke, at du skal betale højere priser. Takket være prismatchningsgarantier kan du få onlinerabatter, mens du handler i...