NeatReceipts gratis alternativ: iPhone + Google Docs OCR

I fortiden har jeg været meget fristet til at investere 200 dollars eller derover NeatReceipts, det papir-til-digitale arkiveringssystem, du sandsynligvis genkender fra SkyMall-kataloget. Problemet er, at jeg allerede ejer en scanner - og jeg kan bare ikke bringe mig selv til at bruge så mange penge på en anden, uanset hvor meget lettere det gør mit liv. Men efter at have læst grooveDexter's indlæg om Google tilføjer OCR-support til 34 sprog, Jeg fik en idé. Hvorfor ikke bruge min iPhone og Google Docs 'OCR-muligheder og rulle mit eget arkiveringssystem for digital kvittering? Jeg kan bare klikke på fotos af mine kvitteringer og visitkort, uploade dem til Google Dokumenter for at få dem OCR'er og derefter plunk dem i en speciel samling, som jeg kan søge efter nøgleord efter behov.

Kort fortalt: det virker. Selvom det ikke er så glat som jeg forestiller mig, at NeatReceipts er, har det to store fordele:

1. Du behøver ikke en scanner eller en computer for at fange dokumenter.
2. Det er gratis.

Sådan fungerer hele NeatReceipts gratis alternative Google Docs OCR digitale kvitteringssystem:

(Bemærk: Som en påmindelse OCR står for Anerkendelse af optisk karakter og betyder i det væsentlige, at Google Dokumenter kan læse tekst fra en PDF eller et billede og sætte den i redigerbart og søgbart format i Google Dokumenter.)

Trin 1 - Indsamling af kvitteringer, visitkort og dokumenter

Som enhver, der nogensinde har forsøgt at implementere et indboksdrevet system, ved, at have en ubesværet og altid tilgængelig "spand”Er nøglen. Og det er her dette mobile NeatReceipts-alternativ virkelig lyser. Alt det kræver er en telefon med et kamera på - en smartphone med Dropbox installeret er endnu bedre, men ikke påkrævet.

For at indsamle data, blot klik billeder af dine visitkort, kvitteringer eller anden papirrekord, du vil arkivere i skyen.

Dette er faktisk et virkelig kritisk trin. Du ønsker at sikre dig, at du får det mest mulig skudt. Gør dit bedste for at få hele dokumentet til at udfylde billedet. Sørg for, at det er godt oplyst uden blænding. Sørg også for, at teksten er i fokus. Hvis det er sløret, for mørkt eller afskåret, skal du tage det igen. Prøv det i liggende tilstand, hvis det fungerer bedre.

Trin to - Synkroniser med din computer

Desværre er der ikke i øjeblikket en nem måde at få dine fotos til Google Docs direkte fra din iPhone. Derfor anbefaler jeg at bruge Dropbox, da det giver dig mulighed for at uploade fotos direkte i din Dropbox-mappe. Du kan tage billedet fra Dropbox og uploade det med det samme eller uploade eksisterende fotos fra din kamerarulle til en mappe, du vælger.

Du kan selvfølgelig synkronisere dine fotos på gammeldags måde ved hjælp af iPhoto eller Windows Live Photo Gallery. Men en del af lokket med denne løsning er, at du ikke behøver at være kablet til en USB-port for at få den til at fungere.

Trin tre - Upload til Google Dokumenter

Nu skal du bare uploade det til Google Dokumenter og aktivere OCR-kapaciteterne. Men før du gør dette, er det en god ide at oprette en samling specifikt til dine OCR-dokumenter og kvitteringer. Dette vil gøre det lettere at søge efter dem senere. Jeg kaldte min ”Kvitteringer / visitkort”Men du kan navngive din hvad du vil.

Næste, KlikUpload ...

... og vælg de kvitteringer og snapshots, du vil uploade. Den vigtigste ting at gøre her før klikkerStart upload er til Kontrollere boksen ved siden af Konverter tekst fra PDF eller billedfil til Google Docs-dokumenter. Sørg også for, at du vælger dit sprog i rullemenuen nedenfor, hvis du bruger et andet sprog end engelsk.

Trin fire - Søg og organiser dine digitaliserede kvitteringer

I orden! Nu har du dine visitkort og kvitteringer i en søgbar arkiveret Google Docs-mappe. Åbn en for at se, hvordan Google Docs gjorde det.

Her er eksemplet, jeg gjorde. Som du kan se, trak det teksten let ud på den hvide baggrund. Det havde nogle problemer med min URL, men alt i alt erklærer jeg denne indsats “ikke for lurvet.” Du kan gennemgå og foretage korrektioner manuelt efter behov.

Det vigtige aspekt er, at denne billedfil nu kan søges. Så lad os sige, at 10 måneder senere vil jeg finde Mr. Jack Buschs visitkort. Jeg kan bare hente Google Dokumenter og søge i min samling af kvitteringer / visitkort efter udtrykket "Jack Busch.”

Så selvom Google Docs OCR ikke er perfekt, er den god nok til at gøre det nemt for dig at finde dokumenter via et søgeordsspørgsmål. Uanset hvordan du skiver det, er det meget hurtigere og lettere end at gå gennem et alfabetisk arkivskab.

Konklusion

Okay, efter alt dette indrømmer jeg, at jeg stadig gerne vil købe NeatReceipts. Min inkling er, at det er meget bedre til at analysere tekst på dokumenter og sandsynligvis vil gøre et bedre stykke arbejde for større sider. Plus, Google Docs OCR har en stor begrænsning, idet den kun kan arbejde på dokumenter op til 2 MB. Næsten enhver PDF vil bryde denne grænse. Men en løsning er at konvertere dine PDF-filer til en mindre størrelse eller farvedybde (Jeg lavede dem 33% og gråtoner) ved hjælp af et værktøj som Guiden til konvertering af Snagit batchbillede.

Du kunne også prøve Evernote, som også har OCR til genkendelse af tekst i billeder plus en mobilapp, der giver dig mulighed for at uploade direkte fra din telefon. Men alt i alt har jeg fundet, at Evernotes OCR plodder lidt - det konverterer ikke rigtigt, når du uploader, og jeg er ikke helt sikker på, hvornår den behandler dine billeder. I øjeblikket er Google Dokumenter den hurtigste metode, selvom det involverer et ekstra trin til upload.