Dropbox Goes Corporate introducerer Dropbox-hold

Med IT mener jeg informationsteknologi. Flyt over Microsoft, lad mig introducere dig til et nyt tilbud fra Dropbox kaldet Dropbox for teams. Et nyt produkt, der tager Dropbox-tjenesten, vi alle har elsket og tilpasser det til virksomheden. Er det godt? Min forudsigelse er i 1. kvartal 2011: Dropbox til hold eller "Dropbox Shared Plan" sparer din virksomhed mindst $ 10.000 og forhindrer et stressinduceret hjerteanfald (på et minimum). Ja virkelig... Bliv hos mig, det forklarer jeg.

Hvis du læser groovyPost med nogen grad af regelmæssighed, ved du allerede, at vi er det store enorme fans af Dropbox—Vi bruger alle det personligt og i samarbejde, og det fungerer som en drøm. Så du kan forestille mig min begejstring i morges MrGroove skød mig en e-mail, der beskrev hans "opdagelse" om, at Dropbox nu tilbyder Dropbox-teams til virksomheden som en tidlig udgivelse af adgang.

Opdatering: Denne anmeldelse er gammel! Vi har siden set et nyt kig på Dropbox for Teams nye funktioner, herunder mere lagring, Active Directory-integration og telefonstøtte. Læs

opdateret Dropbox til holdgennemgang at få scoop.

Forretningsproblemer, der er løst med Dropbox-hold

Umiddelbart begyndte mit hoved at dreje rundt og tænke på alle de praktiske ”IT GUY” -applikationer, som Dropbox kunne bringe til de små, mellemstore og store virksomheder, herunder virksomhedsmiljøet. Tænk over det. Med dagens strategi, medmindre du vil bruge en bazillion dollars med EMC eller en anden lagerudbyder, bruger din virksomhed / virksomhed sandsynligvis Windows File Sharing. Og hvis du virkelig er groovy, bruger du muligvis Microsoft DFS til at virtualisere delingsnavnsområdet. Selv med alt det, skal du ikke elske det, når du prøver at åbne et dokument, og det står "Beklager, denne fil er i brug… Vil du åbne i read-read-tilstand?”Hvor mange masse-e-mails har du set, hvor folk spørger, hvem i helvede har KLIENTER.XLSX åben, og kunne de PLEASE lukke det, så vigtige ændringer kan gemmes (og hvor mange gange har den person været ude til frokost)?

Eller måske har du flere lokationer i din virksomhed, hvor medarbejderne har brug for at dele filer fra en enkelt filserver? For det første, det er hella langsomt, så din pimpin 'IT-fyr siger let, jeg vil bare aktivere replikering af DFS-fil, ikke? Forkert - Microsoft glemte i deres glans at tilføje filkonfliktopløsning eller kollision… og det er her Dropbox for Teams kommer ind!

Dropbox til hold

Dropbox til hold, med deres egne ord,

kombinerer synkroniserings-, delings- og sikkerhedsfunktioner i traditionel Dropbox med nye administrations- og gruppefunktioner, der gør det perfekt til virksomheder.

Det gør de ved at tilføje følgende funktioner oven på de velkendte fordele ved personlige Dropbox-konti:

• Centraliseret administration og fakturering: Svært at blive for begejstret for, men det er bestemt vigtigt, da du administrerer flere licenser og adgang til mapper for et antal brugere. Dropbox for Teams giver dig mulighed for at kontrollere kontotilgang, købe licenser, administrere lagerplads og tilføje / fjerne brugere fra en enkelt konto. Fakturering håndteres centralt, så du ikke behøver at gå kolleger eller forretningspartnere gennem tilmeldingsprocessen. Hvis de allerede er Dropbox-brugere, migreres deres filer og mapper automatisk, og eventuelle forudbetalte abonnementsgebyrer, de har, anvendes til holdets balance. Og hvis nogen får øksen, kan du bare bytte licens til den nye fyr.
• Delte kvoter: Med traditionelle Dropbox-konti har hver bruger deres egen Dropbox-kvote. For at gøre tingene værre, hvis du har en delt Dropbox-mappe, tæller den mod kvoten for hver bruger, der har adgang til mappen. Med Dropbox for hold deler I alle én stor kvote (350 GB 1000 GB til start), og indholdet af hver delt mappe tæller kun én gang mod den nævnte kollektive kvote. Dette gør Dropbox for hold meget skalerbare og retfærdige blandt teammedlemmer.
• Gruppede mapper(kommende november 2010): Denne findes stadig i rørledningerne, men kommer november 2010, vil du være i stand til at oprette grupper på din Dropbox-konto og tildele administratorer til hver gruppe. Fremover kan du derefter tildele nye Dropbox-brugere til den konto, så de øjeblikkeligt føjes til delte mapper, der er mest relevante for dem. Senere vil Dropbox for Teams give dig mulighed for at finpudse tilladelser for hver gruppe - for eksempel kan nogle mapper læses / skrives til en afdeling eller læses kun til en anden. Så du kan holde "Marketing" -gruppens læse / skrive-mapper adskilt fra "Regnskab" -gruppens filer og mapper, men du kan også have drop-bokse til skrivebeskyttelse (med lidt d) for andre hold at uploade deres fakturaer og udgiftsrapporter eller leverancer. Opdatering: Gruppede delte mapper er her, men brugerdefinerede læse / skrive tilladelser er det ikke.
• Forbedret fillåsning / konfliktfilhåndtering (kommer snart): MrGroove var nysgerrig efter, hvordan Dropbox for Teams ville håndtere potentielle filkollisioner, så han skød salgsteamet en e-mail. Foreløbigt har Dropbox for Teams det velkendte konfliktvarige administrationssystem fra traditionel Dropbox, hvor hvis en fil er åben på to maskiner, den første version, der gemmes, bliver den originale, og den anden version, der gemmes, bliver den konflikt kopi. Det, der er vigtigt her, er, at intet overskrives, og forskellene kan sorteres senere. Plus, da alle har en lokal kopi af alle filerne (det er trods alt skybaseret), kæmper du ikke for adgangen. Dropbox-teamet fortalte os, at de i fremtiden planlægger at tilføje funktioner, der giver mulighed for filindtjekning / check-outs og fillåsning, hvilket vil slikke filkollisionsproblemet en gang for alle.

Det er bare de funktioner, der er nye og / eller forbedrede med Dropbox for Teams. Den sande skønhed af Dropbox for Teams er, at det bringer al den godhed, der er Dropbox, til en mere samarbejdsindstilling, der er egnet til netværk på virksomhedsniveau. Hvad med de $ 10.000, som jeg fortalte dig, at det ville spare? Åh, ja, det er på tide at nævne priserne ...

Dropbox til teampriser

Basekontoen for Dropbox for teams er $ 795 om året for fem brugere og 350 GB 1000 GB data. Hver ekstra bruger er $ 125 og mere datalagring er yderligere $ 200 per 100 GB og leveres med 200 GB mere lagerplads. Det lyder stejl i starten, men det inkluderer Dropbox Packrat(mere om denne groovy funktion lidt senere), som er en værdi af $ 39 pr. bruger, hvis de købes individuelt. Hvis du skulle købe fem Dropbox Pro 100-konti individuelt og tilføje Dropbox Rewind for hver enkelt, kigger du på $ 1.195, omend med 500 GB (som du muligvis ikke har brug for). Men det er ikke de besparelser, jeg taler om.

Forretningsbesparelser

Den rigtige besparelse kommer med hvad du gør ikke skal købe, når du får Dropbox til hold. Lad os tælle dem fra, skal vi?

1. Lokal filserver & 350 GB opbevaring - $ 3000 + $ 800 årlige hostingomkostninger (typiske Data Center strøm / køling / stativomkostninger - mindre hvis det er under dit kontor ...)
2. Windows 2008 R2 Standard Server - $ 800
3. IT Support Guy - Nå... du har stadig brug for en, men nu kan han arbejde på mere "vigtige" ting
4. Backup-software, tapedrev og bånd, offsite Iron Mountain Backup, DFS Fillåsningsteknologi, bla bla bla - Meget!
5. Slutbrugere kan bruge Dropbox Rewind uden et opkald til helpdesk - uvurderligt!

Lad os tale om hver af disse 1 ad gangen.

Se hvad jeg taler om! At tale med kun en af ​​disse - Dropbox's native filkollisionsbegrænsning, som ikke findes i Microsoft DFS eller Windows File Sharing som nævnt tidligere - er en sand livredder. Bortset fra timerne på døgnet rundt sparer det dig, så undgår du også omkostningerne ved at betale for et tredjeparts-fillåse-program, der fungerer på toppen af ​​DFS. PeerLock Server koster for eksempel $ 1.399 pr. Licens - og hvis du vil samarbejde, har du brug for mindst to licenser.

Backup-software? Igen sparer Dropbox for Teams dig fra at investere i dyre server-backup-systemer, tape-robotter og offsite-opbevaring ved at inkludere Dropbox Rewind. Som nævnt ovenfor er Dropbox Rewind ikke eksklusivt for Dropbox for teams, men det er endnu mere nyttigt, når det anvendes til en virksomhedsindstilling. Dropbox Rewind gemmer automatisk ubegrænsede versioner af hver af dine filer, hvilket tillader du slutbrugeren til at rulle tilbage til enhver tidligere version med et par klik på en knap. Ingen flere får e-mail til systemerne admins fyr, der beder ham om at slette dit master regneark kun for at finde ud af båndet gik allerede offsite... Dette ville have været en gave ved mit gamle job, hvor vi holdt mapper fyldt med endeløs ver1, ver2, ver3, ver4 osv. af hver fil. Helt ærligt, jeg er ikke sikker på, hvordan det kommer til at fungere for Dropbox økonomisk, da de bliver nødt til at opbevare en ubestemt mængde data for at beholde ubegrænset versioner af hver fil - men det er deres problem, ikke din. Min gæt er, at Amazon giver dem en hel del på lager.

Sikkerhed

Selvom det ikke er et område, hvor der er betydelige omkostningsbesparelser, skal du stadig være omhyggelig med holde dit lokale netværk og lokale kopier af Dropbox-filer sikkert ved hjælp af EFS-kryptering eller anden krypto teknologi. Men Dropbox har længe været så sikker, som skylagring kan være (det er dog en debat i sig selv). Dropbox siger at de bruger de samme metoder som banker og militæret til sikkert at overføre OG gemme dine data, som inkluderer SSL-kryptering til transmissioner til / fra Dropbox-serveren, AES-256-kryptering for filer, der er gemt på Dropbox-serveren og beskyttelseslag, selv fra Dropbox-medarbejdere, som kun kan se metadata, når de bruger kundesupport billetter. Hvis du vil lære mere om de sikkerhedsforanstaltninger, der anvendes af Dropbox, skal du læse om Amazon S3, som er den service, som Dropbox bruger til at gemme dine filer.

Konklusion

Dropbox til hold er bestemt spændende - jeg har længe undret mig over, hvorfor flere virksomheder ikke bruger Dropbox, og nu er der endnu mindre undskyldninger for ikke at gøre det. De nye funktioner er robuste nok til virkelig at udgøre en ny virksomhedsklasse af service (de pakker ikke kun deres service til erhvervskunder) og hvad der gjorde Dropbox groovy i første omgang, er alt sammen også der. Dropbox for teams vil gøre livet lettere både internt og eksternt, da du vil være i stand til at dele store filer og mapper uden at skabe ødelæggelse på e-mail-servere. Hvad mere er, det lyder som om Dropbox-besætningen allerede laver flere groovy funktioner, hvilket gør Dropbox for teams endnu mere lovende.