Sådan får du mest muligt ud af pivottabeller i Excel

Hvordan

VedBen Stockton

Sidst opdateret den17. januar 2020

Pivottabeller er perfekte til dataanalyse, især hvis dit Excel-regneark har flere regneark. Oprettelse af en pivottabel i Excel er en ting, men at bruge denne kraftfulde funktion effektivt er en anden.

Det lyder måske svært, men når du først har mestret dig ved hjælp af pivottabeller, er alt muligt. Her er nogle vigtige tip til, hvordan du får mest muligt ud af pivottabeller i Excel.

Brug af dynamiske dataområder

Når du opretter en pivottabel, bruger du et sæt datainterval (for eksempel cellerne A1 til D4). Oprettelse af en standard Excel-tabel fra dit datasæt, før du opretter en pivottabel, betyder, at når du tilføjer eller fjerner data, skal din pivottabel automatisk opdateres. Dette betyder, at oplysningerne i din pivottabel altid vil være nøjagtige.

For at gøre dette skal du vælge en celle i dit datasæt og derefter trykke på

Ctrl + T på dit tastatur. Trykke Okay for at bekræfte og oprette en grundlæggende Excel-tabel.

Fra din nye tabel kan du oprette en pivottabel, der opdateres, når dataene ændres. Klik Design> Resumér med PivotTable at gøre dette.

Derefter kan du opret din Excel-pivottabel som normalt og efterlader din tabel som dataområdet. Indstil, hvor du ønsker, at din pivottabel skal oprettes, før du klikker på Okay at oprette det. Når du er oprettet, skal du tilføje de datafelter, du ønsker at se i din pivottabel.

Hvis din pivottabel ikke opdateres automatisk for at afspejle ændringer i dit datasæt, skal du klikke på Analyser> Opdater manuelt at opdatere.

Brug af procenttal

Totaler vist i en pivottabel vises normalt som tal, men du kan ændre disse til procenter. For eksempel indeholder et datasæt oplysninger om en gruppe studerende med en kolonne mærket Ude af klasse som angiver, om de nogensinde har gået glip af en klasse eller ej.

For at beregne procentdelen af ​​studerende i denne gruppe, der aldrig har gået glip af en klasse i forhold til det antal, der har, kunne vi bruge en procentdel i alt. For at gøre det skal du højreklikke på et tal i den kolonne, du vil ændre, og derefter trykke på Vis værdier som>% af samlet total.

Den opdaterede tabel viser procenttal i alt - i dette tilfælde 90% til Ingen, 10% til Ja. Der er andre muligheder, herunder % af kolonnen i alt, hvis du foretrækker at bruge disse i stedet.

Omdøbning af Pivot Table Header Labels

Når du opretter en pivottabel, bruges overskrifter fra dit eksisterende datasæt til at mærke en kolonne. Når du manipulerer dine data vha. SUM eller andre funktioner, opretter Excel normalt et mindre end fantasifullt overskrift, så de matcher de data, der manipuleres, til funktionen.

For vores eksempel beregning af antallet af studerende, der bruger studiekort kolonne opretter en pivottabelhoved, der kaldes Tæl of Student-id. Dette er noget selvforklarende, men overskriften kan stadig omdøbes for at gøre formålet med denne pivottabel klarere.

For at gøre det skal du blot redigere overskriften på din pivottabel, som du ville gøre for enhver anden celle. Dobbeltklik på cellen for at begynde at redigere den, og erstatt derefter teksten. Du kan også højreklik>Værdi feltindstillinger, skriv derefter et erstatningsnavn i Brugerdefineret navn felt inden du klikker Okay at gemme.

Din brugerdefinerede header forbliver på plads, medmindre (eller indtil) du fjerner den kolonne fra din pivottabel.

Brug af Drill Down i Excel-pivottabeller

Hvis du har en pivottabel, der indeholder summer af noget, kan du gøre det bore ned for hurtigt at se de oplysninger, der matcher dem. For eksempel i en tabel, der indeholder antallet af studerende, der har gået glip af en klasse (ved hjælp af vores tidligere studerende angiver datasæt), kan vi hurtigt bruge denne metode til at se, hvem der (eller ikke har) gået glip af en klasse.

For at gøre dette skal du dobbeltklikke på en af ​​dine totaler.

Brug eksemplet ovenfor til at se alle de studerende, der har gået glip af en klasse, ved at dobbeltklikke på det samlede antal for Ingen (nummeret 9 i celle B4, i Antal studenter-id kolonne) viser en tabel med de matchende studerende i et nyt regneark.

Ændring af cellenummerformatering i pivottabeller

Som standard vises data i din pivottabel i Generel cellenummerformat. I stedet for manuelt at formatere hver celle til et andet nummerformat, skal du indstille din pivottabel til at gøre dette i stedet.

For eksempel kaldes en tilføjet kolonne til vores klasselistedatasæt Gebyr for sportssæt viser det udestående beløb, som hver studerende skylder for udgifterne til et sportsspilsæt, vist i dollars i det originale bord. Føjelse af disse data til en pivottabel viser oplysningerne i Generel cellenummerformat i stedet for det korrekte betalingsmiddel format.

For at ændre dette skal du højreklikke på overskriftsetiketten i pivottabellen og klikke på Værdi feltindstillinger.

Tryk derfra Knappen Number Format. Vælg betalingsmiddel fra Formater celler før du trykker på Okay knappen for at gemme.

Dataene i din pivottabel opdateres for at bruge din opdaterede formular til cellenummer. I dette eksempel ændres fra Generel til betalingsmiddel tilføjet dollartegn til hver værdi.

Hurtigt kopiering af drejetabeller

Du behøver ikke at oprette en ny pivottabel, hver gang du vil analysere dine data på en lidt anden måde. Hvis du for eksempel vil kopiere en pivottabel med tilpasset formatering, kan du blot kopiere pivottabellen i stedet.

For at gøre dette skal du klikke på en celle i din pivottabel og trykke på Ctrl + A for at vælge tabellen som helhed. Højreklik, og tryk på Kopi, eller tryk på Ctrl + C på dit tastatur.

Vælg en tom celle i en anden position på dit Excel-regneark, på det samme eller forskellige regneark, og derefter højreklik> Sæt ind eller tryk på Ctrl + V at indsætte det.

Den nye tabel vil være identisk med den gamle tabel med samme formatering og datasæt. Du kan derefter ændre pivottabellen for at rapportere forskellige oplysninger.

Brug af Excel til dataanalyse

Mens pivottabeller er nyttige, er de ikke den eneste måde at analysere data i et Excel-regneark. Du kan sammenkæde dine Excel-data for at gøre det lettere at forstå eller bruge betinget formatering for at få visse dele af dine data til at skille sig ud.

Med disse top Excel-funktioner, kan nye brugere slå jorden i gang og også begynde at oprette avancerede Excel-regneark.