En guide til betinget formatering i Excel

Hvordan

VedRyan Dube

Sidst opdateret den15. januar 2020

En af de mest nyttige funktioner i Excel er betinget formatering. Dette giver dig mulighed for at give visuelle indikatorer for dataene i dit regneark. Ved hjælp af betinget formatering i Excel kan du vise, om data er over eller under grænser, trending op eller ned eller meget mere.

I denne vejledning lærer du, hvordan du bruger betinget formatering i Excel og nogle eksempler på, hvornår det er bedst at bruge funktionen.

Ændring af cellefarve med betinget formatering

En af de mest almindelige måder, mennesker bruger bruger betinget formatering i Excel, er Highlight Cell-reglerne. Lad os som et eksempel sige, at en lærer bruger et regneark til at føre en fortegnelse over karakterer til en prøve.

Som et simpelt regneark kunne læreren bare scanne gennem arket for at se, hvilke studerende bestod eller ikke bestod testen. Eller en kreativ lærer kunne inkorporere en regel om "markering af celler", der fremhæver beståede eller mislykkede karakterer med den passende farve - rød eller grøn.

For at gøre dette skal du vælge Hjem menu og vælg Betinget formatering i gruppen Styles. Fra denne liste kan du vælge, hvilken regel du vil anvende. Dette inkluderer fremhævelse af celler, der er større end, mindre end, mellem eller lig med en værdi.

I dette eksempel ønsker læreren at fremhæve cellerne grønne, hvis de er større end den beståede karakter, der findes i celle D2. Fremhæv alle cellerne i kolonne B (undtagen overskriften), og vælg Bedre end fra Fremhæv regler for celler menu.

Du kan indtaste en statisk værdi som grænsen eller vælge en celle, der indeholder værdien. Du kan opbevare standard "Lysrød udfyldning med mørkerød tekst" i rullemenuen, vælge fra enhver anden brugerdefineret farveopsætning eller vælge Brugerdefineret format at oprette dine egne.

Du kan se, at denne regel fremhæver alle de beståede kvaliteter grøn.

Men hvad med de manglende karakterer? For at opnå dette skal du vælge de samme celler og gentage processen ovenfor, men vælg "mindre end" -reglen. Vælg den samme celle, der passerer, og lav farven Lys rød med mørkerød tekst.

Når du er færdig, fremhæver de to regler, der er anvendt på dataene, passende karakterdataene, afhængigt af om de er under eller over den godkendte karaktergrænse.

Brug af øverste / nederste regler i Excel

En anden meget nyttig betinget formateringsregel i Excel er “Top / bund” -reglerne. Dette giver dig mulighed for at analysere en hvilken som helst lang liste med data og rangordne listen i form af et af følgende:

• Top 10 varer
• Bund 10 varer
• Top 10%
• Nederste 10%
• Over gennemsnit
• Under middel

Lad os f.eks. Sige, at du har en liste over New York Times bestsellerbøger sammen med anmelderens score i et regneark. Du kan bruge Top / Bund-reglerne for at se, hvilke bøger der blev rangeret som en af ​​de 10 bedste eller 10 værste af hele listen.

For at gøre dette skal du bare vælge hele listen, derefter vælge menuen Betinget formatering, vælge Top / bund og derefter vælge Top 10 poster.

Du er ikke begrænset til de top 10 varer. I konfigurationsvinduet kan du ændre dette til det ønskede nummer, og du kan også ændre farve på cellerne.

Du kan bruge den samme tilgang som det foregående afsnit til at vise både top 10 og bund 10 ved at tilføje en sekundær regel og fremhæve de nederste 10 røde, mens du fremhæver top 10 grøn.

Når du er færdig, kan du med et øjeblik se den bedst bedømte og lavest rangerede på listen.

Ved hjælp af fremhævning til højeste eller laveste poster kan du holde din liste sorteret, som du vil, men du kan stadig se sorteringen (højeste eller laveste) med et øjeblik. Dette er også yderst nyttigt, når du også bruger reglen over gennemsnittet eller under gennemsnittet.

Brug af datalinjens betingede formatering

En anden meget nyttig betinget formateringsregel er datalinjens formateringsregler. Dette giver dig mulighed for at omdanne dine dataceller til et virtuelt søjlediagram. Denne regel vil udfylde cellen med en procentdel af farve baseret på den position datapunktet er over og under de høje og lave grænser, du indstiller.

For eksempel kan du sige, at du rejser meget for arbejde, og du logger det brændstof, du bruger under ture til bestemte tilstande. Denne fyldfunktion anvender et udfyldningsmønster for hvert datapunkt baseret på dine maksimale og minimale datapunkter som høje og lave grænser. Du kan omdanne dine brændstofdataceller til et søjlediagram ved hjælp af betingelsesformateringsreglen for datalinjen.

For at gøre dette skal du vælge hele datakolonnen og vælge Datasøjler fra Betinget formatering menu.

Du kan vælge mellem to forskellige indstillinger for datalinjeformatering.

• Gradient Fill: Dette udfylder cellerne i et skraveret gradientmønster.
• Fast udfyldning: Dette udfylder cellerne i et ensfarvet mønster.

For at konfigurere dette skal du blot vælge den kolonne med data, du vil anvende udfyldningen på, og vælg enten en gradientfyldning eller en fast udfyldningsindstilling i menuen Betinget formatering af datafelt.

Når den er anvendt, ser du gradienten eller den faste udfyldning, der er anvendt på cellen i hvert datapunkt.

Muligheden for at konvertere regnearksdata til et indlejret søjlediagram har en masse nyttige applikationer.

Brug af farveskala betinget formatering

Et alternativ til at bruge en visuel søjlediagramindstilling, som celleudfyldningsmulighederne giver, er betinget formatering af farveskalaen funktion. Det fylder cellerne med en gradient, der repræsenterer, om dette datapunkt er i den lave ende eller den høje ende af det samlede dataareal.

For at anvende denne formatering skal du blot vælge det område af celler, du vil anvende formateringen på, og derefter vælge dit farvevalg fra Farveskalaer i Betinget formatering menu.

Når du anvender denne formatering på en række celler, giver den en lignende visualisering som indstillingen for datalinjen. Men farvelægning af celler giver dig et bedre overblik over, hvor hvert datapunkt falder inden for et interval.

Den valg, du vælger, afhænger virkelig af, hvordan du foretrækker at præsentere dine data i regnearket. En farveskala som denne er nyttig, hvis du ikke virkelig ønsker, at dit regneark skal ligne et søjlediagram. Men du vil stadig se - med et øjeblik - hvor i intervallet hvert datapunkt falder.

Sådan bruges ikonsæt i Excel

En af de mest kreative funktioner ved betinget formatering i Excel er ikonet datasæt. Disse giver dig mulighed for at implementere et ikon for at visualisere noget om dataene i diagrammet.

I Ikon sæt menu i Tilstandsformatering, kan du vælge mellem en lang række ikonsæt.

Disse ikonsæt vises inden i hver datacelle for at repræsentere, hvor det samlede dataområde, den vare falder. Hvis du vælger pilene, ser du en rød pil ned for lave data. En pil op for høj data. En gul vandret pil til mellemdistancedata.

Disse farver kan tilpasses helt, hvis du vælger det. For at tilpasse skal du blot vælge datakolonnen og vælge Administrer regler i menuen Betinget formatering.

Alle disse indstillinger for betinget formatering giver dig mulighed for at visualisere dataene i dine regneark. Dette hjælper med til bedre at forstå, hvad du prøver at repræsentere med dataene med et enkelt blik.