Hvad Trello er & hvorfor du skal bruge det til at styre din tid

Anmeldelser

VedMark O'Neill

Sidst opdateret den2. juli 2018

Hvis du er involveret i masser af arbejdsprojekter, eller hvis du er selvstændig, er effektiv projektstyring meget. Hvis du ikke planlægger din tid og kræfter, vil du ende med at fritter den væk på Facebook og mangler frister som et resultat (jeg taler af erfaring). Online projektstyringsværktøjsindustri er yderst konkurrencedygtig, men den der ser ud til at vinde frem for alle andre er Trello.

Trello er elsket af dem, der er besat af at styre deres tid og projekter, og det er let at se hvorfor. Trello er ikke kun billig og overkommelig, men også ekstremt enkel at bruge. Ved hjælp af en meget visuel tilgang til tid og projektstyring kan du flytte kort rundt, så du hurtigt kan se, hvad der skal gøres, og hvornår.

Et nærmere kig på Trello

Trello er blevet beskrevet af nogle som "Post-it-notater om steroider." På skærmen laver du "lister" som et stort tavle på væggen. Derefter findes "kort" på hver liste som Post-it-noter. På hvert kort er der et separat to-item.

Når du skrider fremad med opgaveobjektet, kan du bruge din mus til at trække kortet fra sige "i gang" til "færdig" (eller hvilken ordlyd du foretrækker).

De fire hovedtræk ved Trello

Vi vil se på hver funktion lidt mere detaljeret i et øjeblik. Men her er de fire vigtigste ting at fokusere på, hvis du ser på skærmbilledet ovenfor.

• Hvert kort kan farvekodes med en bjælke. Hver farve kan f.eks. Henvise til en anden klient.
• Ikonet, der viser gravatar / billede af brugeren viser, hvem der deltager i dette kort. Du kan invitere folk til et kort, så de kan give feedback og opdateringer. Eller hvis du vil tildele dem den opgave. Hvis der er tildelt en opgave, kan der tilføjes en forfaldsdato og en påmindelse sendes, når forfaldsdatoen er nær. Når kortet opdateres, bliver alle på dette kort underrettet.
• Baggrunden for hvert Trello-kort kan tilpasses. Trello giver dig baggrunde, eller du kan uploade din egen. Da jeg var Lego-fanatiker, uploadede jeg denne Lego. Men hvis du er et firma, kan du tilpasse dit Trello-bord med sige firmaets logo.
• Kort kan flyttes til andre tavler, kopieres til andre tavler eller arkiveres, når de er færdige.

Start af et nyt bestyrelse

Det første trin er at tilføje et nyt bord. Tryk på + -knappen i øverste højre hjørne af skærmen (når du først er logget ind). Vælg derefter “Opret bord“ fra rullelisten.

Du bliver derefter bedt om at give bestyrelsen et navn, et privatlivsniveau og en baggrund. Hvis du allerede har oprettet et team, kan du vælge at tildele bestyrelsen til det hold.

Et hurtigt ord om beskyttelse af personlige oplysninger: Hvis brættet forbliver offentligt, indekseres det af søgemaskiner og får adgang til alle, der finder det på Google. Det blev for nylig afsløret, at ansatte ved Uber brugte Trello til at liste over følsomme virksomhedsadgangskoder, som derefter blev hentet af Google.

Så vær forsigtig, og hvis du SKAL bruge Trello til adgangskoder, skal du indstille privatlivets niveau til Privat. Selvom der er adgangskoder, skal du gøre det virkelig bruge en password manager.

Tilføjelse af en ny liste

Når du har fået dit nye bord, er det tid til at starte en ny liste. Du kan gøre det, som du vil, men jeg laver normalt mine tavler med lister på forskellige stadier af en proces. Så “verserende," “i gang“ og så videre. Eller du kan have lister til projekter, der har flere opgaver, f.eks “udsmykning af huset,” “opnå verdensfred, ”og “erobring af det ydre rum.”

For at tilføje en ny liste skal du klikke på Tilføj en liste.

Skriv derefter titlen på listen og gem den.

Skyl og gentag for andre lister, som tavlen har brug for (hvis nogen).

Tilføjelse af et nyt kort

Nu er det tid til at tilføje et nyt kort, og der er forskellige elementer på et kort, der gør det kraftfuldt.

Oprettelse af et nyt kort

Klik på den relevante liste Tilføj et kort.

Indtast nu den opgave, du vil tilføje. Gem det ved at klikke på det grønne Tilføje knap.

Gentag som før for andre opgaver, du har brug for at tilføje (hvis nogen).

Men det er kun starten på, hvad du kan tilføje et kort, som du kan se, hvis du klikker på det for at åbne det.

Tildeling af andre brugere

Først, hvis du har oprettet et team, og andre er blevet opfordret til at få adgang til bestyrelsen, kan du tildele nogen til en bestemt opgave. Eller bare tag dem, så de er løst ind i samtalen på det kort.

For at tilføje nogen til kortet skal du bare klikke på Medlemmer og klik på gravataren for den person, du vil tilføje. Tilsvarende kan de fjernes fra et kort ved at klikke på gravataren igen.

Tilføjelse af noter og vedhæftede filer

Uanset om det er til fordel for din egen hukommelse eller for at rådgive andre, kan det være nødvendigt at efterlade noter. Du kan gøre det øverst på noten og også lade klikbare links derinde.

Under afsnittet om noter er et område til upload af vedhæftede filer. Dette kan være alt fra et dokument til en zip-fil til et billede. Hvis der er et billede, vises billedet på kortet

Tilføjelse af en forfaldsdato

Hvis en opgave har en frist, kan du tildele en forfaldsdato til den. Så får du påmindelser, når datoen er nærmere, og når datoen er gået.

Tilføjelse af farvede etiketter

Jeg tilføjer farvede etiketter til min arbejdsliste for at vise, hvad der skyldes, hvilke klienter. Så rødt er for eksempel for groovyPost.

Du kan redigere etiketterne for at sige hvad du vil, og du kan føje så mange, som du vil til et kort.

Tilføjelse af kommentarer

Hvis andre mennesker har adgang til dine kort, begynder de til sidst at give kommentarer. Du kan bruge @ til at tagge folk i specifikke kommentarer, og de får en anmeldelse fra Trello.

Flytning, kopiering, se & arkiveringskort

Der er også fire andre handlinger, du kan tage på et kort.

Bevæge sig

Hvis du har flere tavler, kan du flytte kort mellem et bord og et andet. Så hvis jeg ville flytte et kort fra groovyPost-tavlen til et af mine egne personlige tavler, ville denne mulighed flytte kortet over. Sammen med alle kommentarer, vedhæftede filer osv.

Kopi

Dette er det samme som Bevæge sig valgmulighed, medmindre kortet ikke flyttes helt. Bare kopieret. Jeg bruger dette hele tiden til at kopiere mine groovyPost-opgaver til mit eget private arbejdsbord.

Ur

Hvis en anden har et kort på et bræt, kan du vælge at se det og blive underrettet om nye kommentarer, uden at du selv deltager. Også kendt som "lurker-tilstand" (ja, det kalder jeg det).

Arkiv

Der er ikke noget som "slet" i Trello. I stedet for at "fjerne" et kort, en liste eller et bord, arkiverer du det. Det forsvinder derefter, men det kan let bringes tilbage, hvis du har brug for det igen senere.

Andre anvendelser til Trello

Trello har så mange anvendelser, hvis du tænker på det og tænker sidelæns. Med henblik herpå har Trello en side kaldet “Trello Inspiration”. Det giver dig skabeloner og utallige brugsideer.

Integration af Trello med andre apps ved hjælp af IFTTT.

Jeg er en stor fan af IFTTT (If This Then That), og det har de et stort antal automatiske scripts til Trello. Tjek dem ud.

Konklusion

Dette har kun lige ridset overfladen på, hvad Trello kan gøre for at gøre dit liv mere organiseret. Bruger du Trello? I så fald, hvad bruger du det til?