Sådan oprettes skabeloner til Microsoft Office-programmer

Hvordan

VedJoana Simoes

Sidst opdateret den16. maj 2018

En skabelon i Microsoft Office-dokument er lidt som at oprette en fortrykt form - du udfører formatering og kedelplade-teksten én gang og fokuserer derefter på at udfylde de unikke data fremover. Dette kan være en enorm tidsbesparelse, uanset om du bruger den internt eller til andre klienter eller kunder. Hvis dette lyder godt for dig, er du heldig - du kan lære, hvordan du opretter en skabelon i Microsoft Word, Excel eller endda PowerPoint.

Sådan fungerer skabeloner i Microsoft Office

Når du åbner et Microsoft Office-program, f.eks. Word, Excel eller PowerPoint, har du to hovedindstillinger: start fra et tomt dokument eller start fra en skabelon. Microsoft Office leveres med et antal indbyggede skabeloner såvel som en overflod af skabeloner at vælge imellem online.

Når du vælger en skabelon, starter du med et nyt dokument, men dele af dokumentet er allerede udfyldt og formateret. Nogle af pletterne kan redigeres, og andre vil være permanente.

Når du gemmer dit dokument fra en skabelon, overskriver det ikke skabelonen. Du kan åbne den samme skabelon igen og igen for at oprette lignende dokumenter med ensartet form og formatering.

Hvordan fungerer det? Skabeloner gemmes i et andet format end sædvanlige dokumenter. Et Word-dokument gemmes for eksempel som .docx, og en skabelon gemmes som .dotx. Når du gemmer en fil som skabelon, kan du åbne den fra Ny dialog fra Personlig fanen og Word vil vide, at du vil oprette et nyt dokument baseret på den skabelon i stedet for at åbne og overskrive skabelonen.

Opret skabeloner i Microsoft Word

Måden til at oprette skabeloner i de fleste Microsoft Office-programmer er meget ens, men du får en oversigt over hver for at gøre det enklere for dig. Lad os starte med Microsoft Word.

Opret dit dokument, som du vil have det til at se ud i formatering, grafik osv. Tilføj pladsholderindhold efter behov.

Når du har klar til at gemme den som en skabelon, skal du gå til Fanen Fil og klik derefter på Gem som

I Gem som type rulleliste, vælg Word-skabelon.

Navngiv skabelonen i Filnavn boks, og klik derefter på Gemme.

Nu kan du bruge skabelonen, når du har brug for den fra Fil –> Ny menu.

Opret skabeloner i Microsoft PowerPoint

PowerPoint-præsentationer kan være tidskrævende, det er en god måde at oprette skabeloner til brug med PowerPoint for at spare dig tid og ikke behøver at starte fra bunden hver gang du har brug for at oprette en ny præsentation. Det hjælper dig også med at skabe konsistens og korrekt branding til virksomhedspræsentationer.

Opret eller åbn den PowerPoint-præsentation, du gerne vil have en skabelon til.

Klik på Fanen Fil og vælg derefter Gem som

I Gem som type rulleliste, Vælg PowerPoint-skabelon

Skriv det navn, du gerne vil have din PowerPoint-skabelon til, i Filnavn boks og klik Gemme.

Opret skabeloner i Microsoft Excel

Verden med regneark, tabeller og diagrammer har også brug for skabeloner. Her er hvad du skal gøre for at oprette en skabelon i Microsoft Excel:

Opret eller åbn den Excel-fil, du gerne vil gemme som en skabelon.

Klik på Fanen Fil og vælg Gem som

I Gem som type rulleliste, Vælg Excel-skabelon

Skriv det navn, du gerne vil have din Excel-skabelon til, i Filnavn boks og klik Gemme.

Brug af skabeloner

Når du opretter og bruger skabeloner, er det virkelig vigtigt at huske, at du skal fjerne enhver tekst, der ikke kræves i alle dokumenter i fremtiden. I stedet kan du bare sætte midlertidige pladsholdere hvor det er nødvendigt, og når du først arbejder på et nyt projekt, skal du indsætte de rigtige oplysninger til det specifikke projekt. Dette minimerer chancerne for at sende nogen et dokument med forkerte navne og statistikker.

Skabeloner gør det lettere for dig at komme igennem opgaver, og det er også en god måde at introducere nye medarbejdere til, hvordan bestemte dokumenter, præsentationer eller regneark gøres i virksomheden. Dette giver tingene sammenhængende og professionelt look overalt.

Bruger du skabeloner? Del dine tip i kommentarerne.