Sådan gemmer du et Excel-regneark som en PDF

Hvordan

VedBen Stockton

Sidst opdateret den15. april 2020

Selvom visse filer let kan konverteres til andre formater, er det ikke tilfældet for Excel-filer. Mens du kan integrere Excel-data andre steder er det ikke et format, der konverteres godt til andre dokumentformater som PDF-filer.

Dette skyldes stort set formatering. Excel-filer med dens celle-netstruktur skal opsættes på en måde, der gør det muligt at præsentere dataene uden at miste deres layout. Hvis du vil gemme et Excel-regneark som en PDF, er det her, du skal gøre.

Indstilling af sidelayout og design i Excel

Mens sidelayouts og margener normalt ikke er synlige i Excel, eksisterer de. Da en PDF er et dokumentformat, der viser indhold på tværs af sider, er det vigtigt at sikre, at dine Excel-data nemt kan vises, uden at layoutet er ødelagt.

Derfor er det at ændre sidelayoutet i Excel den første ting, du skal gøre, før du kan gemme det som en PDF-fil. For at starte skal du åbne dit Excel-regneark og trykke på Sidelayout fane på båndstangen.

Herfra kan du bestemme sidemargener, retning, størrelse og det samlede udskriftsområde. Alle fire elementer kan påvirke, hvordan din Excel-fil vises, når den konverteres til en PDF.

Mens standardsidemargenerne skal være acceptable, skal du trykke på Margener -knappen og vælg en af ​​de tilgængelige indstillinger i rullemenuen, hvis du vil ændre dem. Du kan muligvis gøre dette, hvis du vil have mindre (eller mere) hvid plads omkring kanterne på dine data.

Som standard er Excel indstillet til a Portræt sideorientering. Hvis du har et stort antal kolonner, kan du eventuelt skifte til dette Landskab i stedet.

Du kan gøre det ved at trykke på Orientering -knappen og vælge en af ​​de tilgængelige indstillinger.

Sidestørrelsen vil have den største indflydelse på, hvor meget Excel-data du kan passe på en enkelt side. Disse er baseret på typiske fysiske papirstørrelser.

Tryk på Størrelse -knappen og vælg en af ​​sidestørrelserne i drop-d0wn-menuen. A4 anbefales i de fleste tilfælde som en fælles størrelse for at give mulighed for udskrivning.

Indstilling af Excel-filudskrivningsindstillinger

Når du vælg et udskriftsområde i Excel, bestemmer du de celler, du vil udskrive. Hvis du indstiller dette, kan du også vælge de data, du vil gemme til din PDF-fil, hvis du vælger at udskrive til en PDF-fil direkte.

Vælg de kolonner og rækker, du ønsker at se i din PDF-fil ved hjælp af din mus. Klik på knappen med de valgte data Sidelayout> Udskrivningsområde> Indstil udskriftsområde.

Hvis du har en enorm mængde data i dit udskriftsområde (f.eks. Med et stort antal rækker eller kolonner), kan du ændre, hvor mange af dem der vises på en enkelt side.

Vælg et antal rækker eller kolonner i dit udskriftsområde, og indstil derefter Bredde eller Højde indstillinger under Sidelayout> Skala, der passer til afsnit til 1 side. Du kan også ændre den samlede skalaprocent (mængden af ​​plads udskriftsområdet bruger til at udfylde en side) vha vægt medfølgende optionskasse.

Du kan også foretage yderligere ændringer af dit endelige Excel-layout ved at trykke på Print fliser knap.

I Sideopsætning vindue, ændre en af ​​de tilgængelige indstillinger, der er anført under Print og Udskriv titler sektioner. Enhver ændring, du foretager, føjes til dit endelige konverterede Excel til PDF-dokument.

Konvertering af en Excel-fil til en PDF

Der er to måder, du kan konvertere en Excel-fil til en PDF på.

Den første er at gemme den som en PDF-fil direkte - for at gøre dette skal du trykke på Fil> Gem som og sørg for, at PDF er valgt under Gem som type Drop down menu. Trykke Gemme når du er klar.

Windows-brugere kan også udskrive til en PDF-fil og gemme printeroutputet i en fil i stedet for at udskrive den. Dette vil anvende mange af udskrivningsmulighederne ovenfor på din fil og vil bruge det udskriftsområde, du har angivet. Dette er en god mulighed, hvis du kun vil gemme nogle af dine Excel-data i en PDF-fil.

Tryk på for at gøre dette Fil> Udskriv og vælg Microsoft Print til PDF fra printerlisten. Trykke Print når du er klar.

I Gem udskriftsoutput som vindue der vises, vælg hvor du vil gemme din fil, give filen et navn, og tryk derefter på Gemme for at gemme filen.

Brug af Excel-data andetsteds

Gemme et Excel-regneark som en PDF er en måde at bruge dine Excel-data på i et andet format. Det er let at gøre indsæt Excel-data i PowerPoint, samt eksportere den til anden Office-software som Word.

Det kan du muligvis også kopier og indsæt Excel-data i andre filer og software uden også at miste formateringen, selvom din kilometertal kan variere.

Anmeldelser

Hvad er personlig kapital? 2019-anmeldelse, herunder hvordan vi bruger dem til at styre penge

Uanset om du først starter med at investere eller er en erfaren erhvervsdrivende, har Personal Capital noget for enhver smag. Her er et kig på ...