Hvad er Outlook-PST-filer, og hvorfor bruge dem… eller ikke?

Næsten ALLE, jeg taler med på arbejdet, klager over størrelsen på deres virksomheds e-mail-konto. Normalt er det ikke et problem (men folk klager stadig), for når en postkasse nærmer sig det er grænsen, mest e-mail-servere (som Microsoft Exchange) advarer brugeren, så de kan rydde op i postkassen før server håndhæver deres størrelsesgrænser ved at begrænse afsendelse / modtagelse fra serveren.

Nu er alt dette fint og Dandy TIL... du går på ferie i et par dage, disse advarsler om e-mail-størrelse kommer og går, og derefter KABOOM !!! Din postkasse er FULL, og du kan ikke længere sende / modtage e-mailen fra din mobil eller endda OWA (Outlook Web Access) for den sags skyld. Jeg har modtaget opkaldet en million gange. Min iPhone kan ikke sende e-mails, hjælp!

• Så hvad skal jeg gøre?
• Er der en løsning på disse postkasser i utilstrækkelig størrelse?
• Hvad skal jeg gøre, før jeg rejser?

Nu introducerer jeg dig til den berygtede (ifølge IT) Outlook PST-fil.

Hvad er Outlook .PST-filer?

• Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook. PST-filer (som de er mere kendt) kan oprettes vha Microsoft Outlook til at flytte eller kopiere E-mail og vedhæftede filer fra din Server Mailbox-konto til din lokale PC. I det væsentlige er det en lokal arkiv- eller opbevaringsfil, du opretter for at gemme e-mail og vedhæftede filer på din computers harddisk, USB-drev eller serverdeling (afhængigt af hvor du opretter og gemmer den).

Hvor meget kan du gemme i Outlook .PST-filer?

• Før Outlook 2003/2007 kunne .PST-filer kun gemme 2 Gigabyte e-mail og vedhæftede filer. Med Outlook 2003 og Outlook 2007 blev formatet ændret, så PST-filerne kunne vokse efter behov til over 20 Gigabyte, medmindre standard konfiguration ændres.
• Ærligt, lad dem ikke få 20 optrædener. Det er en meget bedre idé at opbevare dine .PST-filer ikke større end et par optrædener. Hvis du har brug for mere lagerplads, skal du oprette en ny .PST-fil i stedet for at oprette kæmpe stor .PST arkiver. Jo større .PST-filer får større chance for korruption og datatab (plus det sværere vil det være at sikkerhedskopiere de dårlige drenge.) Du kan vedhæfte så mange .PST filer til din Outlook Client, som du har brug for, så det er bare at adskille din e-mail logisk på tværs af flere .PST-filer, hvis du har brug for at gemme mere end et par GIGs gamle e-mail.
• TIP - Hvis du bruger .PST-filer til at arkivere gammel e-mail, skal du komprimere dem, når du kopierer alle de gamle data til dem. E-mail er normalt kun tekst, så den komprimeres MEGET pænt.

Hvordan kan jeg oprette Outlook .PST-filer?

• Det er LETT, her er et par guider til Outlook 2007, 2013 og 2016.

Hvorfor bruge / oprette .PST-filer? Fordele?

Postkassestørrelse

• Kan du huske det første afsnit i denne artikel? De fleste e-mail-administratorer begrænser størrelsen på virksomhedens postkasser. Jo større postkassen er, jo mere diskplads har de brug for, desto mere er de nødt til at tage backup af og jo mere tid har de brug for at udføre disse sikkerhedskopier.
• Hvis du er en e-mail-pakker (som mig), vil en 200 megabyte postkasse bare ikke klippe den. Det er her .PST-filer kommer ind. Opret bare en .PST-fil, og træk og slip din e-mail til den. De fungerer ligesom en almindelig mailbox-mappe i Outlook. Træk og slip. Det er simpelt! Forum>.
• De seneste versioner af Windows Search indekserer din postkasse OG alle lokale. PST-filer (konfigurerbar) der giver næsten øjeblikkelig adgang til alle e-mails via de søgefunktioner, der er indbygget i Microsoft Outlook.

Gendannelse af sikkerhedskopi og katastrofe

• Hvis du ikke har (eller har tillid til) en e-mail-administrator, der regelmæssigt udfører sikkerhedskopier af din e-mail-server, så kopierer du din e-mail (ja, du behøver ikke at FLY mail til .PST-filer, du kan også kopiere den) til en lokal .PST-fil er en hurtig og nem metode til at sikre, at din e-mail kan gendannes på en server DR scenarie.

overførselsret

• .PST-filer gør e-mail bærbar. Lad os for eksempel sige, at du vil flytte e-mail fra en postkasse til en anden. For eksempel måske dine skiftende job og vil medbringe nogle gamle e-mails. Eller måske skifter du værtsudbydere. ELLER, måske vil du kopiere din personlige e-mail og arbejds-e-mail til en .PST-fil, opbevare den på et lille USB-drev og opbevare den med dig på alle tidspunkter. Som jeg sagde, holder PST-filer posten meget bærbar. Og ja, så er en GMAIL-konto, men denne artikel handler ikke om GMAIL :)

Sikkerhed

• Vidste du, at det er næsten umuligt at spore / revidere, om din IT-fyr / afdeling læser din e-mail? Flytning af "følsom" eller "fortrolig" e-mail fra e-mail / Exchange-serveren til en lokal .PST-fil tilføjer et lag af sikkerhed.
• Bemærk: De fleste IT-afdelinger har muligheden for at få fat i dine .PST-filer, uden at du ved det lige fra din harddisk på arbejdet. På grund af dette er det vigtigt at anvende ekstra sikkerhed på din computers harddisk. Jeg vil skrive en artikel om dette emne inden for kort tid, men kig på dette genstand. Det er lidt “GEEKY”, så jeg følger det op snart med en artikel, der forklarer et par muligheder for at sikre .PST-filer.

Hvad er ulemperne ved brug af .PST-filer?

Fjernadgang

• Når mail først er flyttet i en .PST-fil, vil den ikke længere være tilgængelig på serveren ved hjælp af fjernadgangsprogrammer som OWA eller mobiltelefoner, som SYNC med din postkasse. For at få adgang til e-mailen i. PST-filerne skal du bruge en komplet Microsoft Outlook Client. Et lille USB-drev kan hjælpe i disse situationer. Det er dog stadig ikke så praktisk som at efterlade e-mail på serveren.

Folk vil ikke kunne lide dig, og det er muligt, at du kan miste dit job

• .PST-filer over tid (afhængigt af hvor meget e-mail du modtager / opbevarer) kan tage en masse plads på din lokale computer eller en serverdel, afhængigt af hvor du gemmer dem. IT-fyre hader noget, der får dem til at arbejde på noget, medmindre det bygger deres CV, så at placere en masse data et eller andet sted, som vil kræve, at de køber mere diskplads, forstyrrer dem.
• Corporate Legal og de fleste Records Management-afdelinger kan ikke lide .PST-filer, da de giver dig slutbrugeren let at ignorere eller omgå politik for opbevaring / destruktion af virksomhedsdokumenter.
• Corporate Information Security-teams kan heller ikke lide .PST-filer, fordi hvis Legal nogensinde beder dem om det gendanne data til en retssag eller stævning, .PST-filer kan forværre omkostningen og indsatsen for dataene genopretning.

System- og hjerneevne

• Jo mere e-mail du har, jo mere e-mail skal både du og din computer holde styr på og behandle.
• Da flere e-mails og vedhæftede filer indekseres af Windows Search (eller en anden e-mail / systemindekser), vil dit indeks være større, OG dine søgninger vil tage længere tid.

Så forhåbentlig besvarede jeg alle dine spørgsmål om Microsoft Outlook. PST-filer og dækkede nogle fordele og ulemper på højt niveau. Men hvis jeg gik glip af noget, er du velkommen til at lægge en kommentar eller sende dit spørgsmål i mit forum.