Enkle Microsoft Outlook-e-mailregler, du sætter pris på

Hvordan

VedSandy Writtenhouse

Sidst opdateret den6. oktober 2020

Microsoft Outlook har så mange fantastiske funktioner som det gør nyttige til at komponere e-mails og organisere din indbakke. For eksempel kan du få vigtige e-mails til at skille sig ud og Opret automatiske svar som når du ikke er på kontoret.

En anden god funktion er evnen til at oprette regler. Du kan anvende regler på indgående og udgående e-mails, der hjælper dig med at blive organiseret, følge op eller holde dig ajour med dine meddelelser. Og det hele sker automatisk efter den første opsætning. Her er et par almindelige Outlook-regler, som du vil sætte pris på, fordi de sparer dig masser af tid.

Opsætning af regler i Outlook

For hver af nedenstående regler starter du på samme sted. Så uanset om du planlægger at oprette en eller flere regler eller redigere regler i fremtiden, kan du her navigere til området Regler i Outlook.

1. Klik på Fil fra menuen.
2. Hvis det ikke allerede er valgt, skal du klikke på Info fanen til venstre.
3. Rul ned til hoveddelen af ​​siden, og klik Administrer regler og advarsler.
4. Klik på E-mail-regler fanen øverst i pop op-vinduet.
5. Vælg den e-mail-konto, du vil indstille reglen for, i rullemenuen, hvis du har mere end en.

Klik på Ny regel for at åbne guiden regler. Dette værktøj fører dig gennem hvert trin til opsætning af din regel. Og det tilbyder nogle af de mest almindelige regler sammen med muligheder for blanke regler, du opretter fra bunden. Husk, at selvom du vælger en grundlæggende regel for at starte som vi vil nedenfor, kan du skræddersy den til at passe til dine behov.

Når du har oprettet en ny regel, kan du gå tilbage til det samme område for at redigere, slette, køre eller eksportere regler.

Flyt e-mails fra mennesker

Lad os sige, at du har opsat mapper til folk på arbejde som klienter eller hjemme som familie. Du kan få e-mails fra bestemte personer til at flytte automatisk til den rigtige mappe. For vores eksempel kan du flytte e-mails fra dine forældre, børn og søskende lige ind i en familiemappe.

1. Vælg øverst i guiden regler Flyt beskeder fra nogen til en mappe.
2. Klik på Næste.
3. I guiden regler Trin 1: Du får vist alle de tilgængelige betingelser, du kan anvende på e-mails, du vil flytte ud over at være fra en bestemt person. Når du kontrollerer hver enkelt, du vil bruge, udfyldes den i Regelguiden Trin 2. For vores eksempel lader vi det første felt være markeret fra mennesker eller offentlig gruppe.
4. I Guiden Regler Trin 2: Klik mennesker eller offentlig gruppe for at vælge personer i din familie.
5. Vælg dine kontakter fra listen, indtast en ny e-mail, eller brug avanceret søgning. Når du har valgt den første, skal du klikke på Fra i bunden for at tilføje dem. Du kan fortsætte med at tilføje alle mennesker til denne regel på samme måde.
6. Klik på Okay. Du vil så se disse kontakter i Regelguiden Trin 2-området.
7. I Guiden Regler Trin 2: Klik angivet for at vælge mappen og klikke på Okay. Du får nu vist den mappe i trin 2.
8. Den næste skærm ligner meget den forrige i Reguleringsguiden, men giver dig mulighed for at vælge flere handlinger, hvis du vil.
9. Klik på Næste.
   
10. På det næste skærmbillede kan du konfigurere Undtagelser til din regel. Dette er praktisk, hvis du vil ekskludere e-mails fra reglen, hvis de opfylder visse betingelser. Kontroller det, du vil anvende.
11. Klik på Næste.
12. Giv din regel et navn, kontroller de installationsindstillinger, du vil anvende, gennemgå regelbeskrivelsen, og klik Afslut. Hvis du har brug for at foretage ændringer, kan du bruge Tilbage knappen i bunden for at besøge enhver skærm igen.
13. Du kommer tilbage i vinduet Regler og alarmer. Klik på ansøge og så Okay At forlade.

Tidsbesparende tip: Når du gennemgår processen for at oprette din regel, kan du klikke på Afslut knappen i stedet for Næste når som helst. Så hvis du ikke planlægger at tilføje flere handlinger eller medtage undtagelser, kan du springe disse skærmbilleder helt over.

Flyt e-mails med specifikke ord

Måske har du en mappe til rejserelaterede e-mails, salg i butikker eller projekter på arbejdspladsen. Og disse e-mails kommer fra forskellige mennesker og virksomheder. Du kan flytte e-mails baseret på bestemte ord i emnet, brødteksten eller en kombination af begge.

1. Vælg øverst i guiden regler Flyt meddelelser med bestemte ord i emnet til en mappe.
2. Klik på Næste.
3. I guiden regler Trin 1: Kontroller alle betingelser, der skal gælde for e-mails, du vil flytte. For eksempel vil du måske have ordene vist i emnet og kroppen i stedet for kun motivet.
4. I Guiden Regler Trin 2: Klik specifikke ord for at indtaste hver i feltet og klikke Tilføje. Når din liste er færdig, skal du klikke på Okay.
5. I Guiden Regler Trin 2: Klik angivet for at vælge mappen og klikke på Okay.
6. Hvis du vil tilføje flere handlinger, undtagelser eller kontrollere installationsindstillingerne, kan du fortsætte med hvert skærmbillede ved at klikke på Næste. Alternativt kan du klikke på Afslut og din regel vil være klar til at gå.

Tidsbesparende tip: Hvis du klikker Afslut når som helst ser du ikke skærmen for at give din regel et navn, men du kan gøre dette på skærmen Regler og alarmer. Vælg reglen, klik på Skift regelog vælg Omdøb regel.

Flag e-mails til opfølgning

Hvis du bruger Outlook til erhvervslivet, har du sandsynligvis e-mails, der kræver, at du følger op. Uanset om det er fra din chef eller en klient, kan du nemt indstille denne regel.

1. Vælg øverst i guiden regler Flag meddelelser fra nogen til opfølgning.
2. Klik på Næste.
3. I Guiden Regler Trin 1: Kontroller alle yderligere betingelser, der skal gælde for e-mails, du vil markere. Her markerer vi fra mennesker eller offentlig gruppe.
4. I Guiden Regler Trin 2: Klik mennesker eller offentlig gruppe at vælge folket.
5. I Guiden Regler Trin 2: Klik opfølgning på dette tidspunkt, foretag dine valg i Flag til og Til rullelister, og klik på Okay.
6. Hvis du vil tilføje flere handlinger, undtagelser eller indstillinger, kan du fortsætte med hver skærm ved at klikke på Næste. Hvis ikke, skal du klikke på Afslut.

Afspil en lyd, når du modtager en bestemt e-mail

En yderligere Outlook-regel, der er meget praktisk, er at afspille en lyd. Dette udløser en bestemt lydalarm, når du modtager en e-mail fra en bestemt person med et bestemt ord, markeret som vigtigt, og mange andre situationer. Vi indstiller dette til at afspille en lyd for meddelelser, der er markeret som vigtige.

1. Vælg øverst i guiden regler Afspil en lyd, når jeg får beskeder fra nogen.
2. Klik på Næste.
3. I Guiden Regler Trin 1: Kontroller alle yderligere betingelser, der skal gælde for e-mails, du vil markere. For vores eksempel kontrollerer vi markeret som vigtighed.
4. I Guiden Regler Trin 2: Klik betydning for at vælge prioritetsniveau og klikke Okay.
5. I Guiden Regler Trin 2: Klik en lyd for at finde lyden og klikke Åben.
6. Klik på Næste for at tilføje flere handlinger eller undtagelser. Eller klik Afslut at pakke det ind.

Outlook-regler kan spare dig for tid

I stedet for at flytte e-mails eller markere dem manuelt og for at sikre, at du advares om bestemte meddelelser, kan disse Outlook-regler spare dig for tid og holde dig opdateret. Hvilke planlægger du at oprette?

Se mere på mere hvordan man automatisk BCC dig selv eller andre på e-mails, du sender ved hjælp af en Outlook-regel.

Anmeldelser

Hvad er personlig kapital? 2019 anmeldelse inklusive hvordan vi bruger det til at styre penge

Uanset om du først starter med at investere eller er en erfaren erhvervsdrivende, har Personal Capital noget for enhver smag. Her er et kig på ...