Sådan konfigureres og administreres autoarkivering i Outlook 2010

Hvordan

VedAustin

Sidst opdateret den20. august 2021

Siden starten af ​​Outlook har Microsoft altid inkluderet Arkiv og Autoarkiv funktioner, og Outlook 2010 er ingen undtagelse. Autoarkiveringsfunktionen flytter eller sletter automatisk de ældre e-mails fra din primære postkasse til en arkivdatafil, der er gemt på din lokale harddisk. Disse filer kaldes .PST-filer. Tidligere, hvornår Outlook .PST-filer havde en grænse på 2 GIG, var Arkiv-funktionen meget vigtigere, da den arkiverede ældre e-mails ud af din Primære .PST-fil og ind i en Archive.pst-fil. Når det er sagt, selvom .PST-filer i Outlook 2010 har en grænse på 20 Gig, er det stadig en god idé at lade det administrere din ældre e-mail for at holde dine .PST-filer små og systemydeevnen oppe.

Hvad gør AutoArchive-funktionen?

AutoArkiv reducerer postkassestørrelsen ved at slette eller flytte gamle elementer til en arkivdatafil eller .PST. Processen fungerer stort set det samme, uanset om du bruger Microsoft Exchange på arbejdet eller IMAP eller POP fra et hjemme- eller en lille virksomhedsopsætning. Det er i bund og grund ligesom at tage et par stakke papir fra dit skrivebord og placere dem i et organiseret arkivskab med hurtig adgang eller .PST-fil, som nævnt ovenfor. Denne proces er forskellig fra eksport på to måder. Eksportering giver dig mulighed for at flytte e-mails til flere forskellige eksterne formater, hvorimod arkivering kun lader dig flytte de ældre e-mails til en .pst-fil eller slette e-mailen helt. Arkivering giver også lettere adgang til gamle e-mails, da der er en fane i Outlook-navigationsruden. Du kan selvfølgelig også konfigurere AutoArchive til også at slette din gamle mail.

Sådan aktiverer du standard autoarkivering for alle Outlook 2010-mapper

1. I Microsoft Outlook og klik på Fil menu og vælg Muligheder.

2. Klik på i menuen Indstillinger Fremskreden fanen, og klik derefter på Indstillinger for automatisk arkivering knap.

3. Klik på afkrydsningsfeltet for Kør AutoArchive hver [14] dag. Herfra kan du yderligere tilpasse AutoArchive-indstillingerne til Outlook 2010; Når den først er aktiveret, vil AutoArchive dog som standard flytte (ikke slette) al e-mail, der er ældre end seks måneder, til en Archive.pst-fil. Jeg foreslår, at du beholder Spørg før AutoArchive kører markeret, så du bliver advaret, når der sker et arkiv. Du ville blive overrasket over, hvor ofte folk spørger mig om manglende beskeder. Normalt er det en autoarkiveringsfunktion. Når du har indstillingerne, hvor du kan lide dem, skal du klikke Anvend disse indstillinger på alle mapper nu.

Hvis du fulgte ovenstående trin, aktiverer AutoArchive alle dine Outlook-meddelelser. Hvis der er en mappe, du vil udelukke fra AutoArchive, eller hvis du kun ønsker, at den skal gælde for nogle få mapper, kan vi også gøre det. Outlook 2010 giver dig mulighed for at tilpasse AutoArchive-indstillingerne for hver mappe; her er hvordan.

Skift indstillinger for autoarkivering for enkelte Outlook 2010-mapper

4. I Outlook skal du se i navigationsruden til venstre. Derfra skal du højreklikke på en hvilken som helst mappe og vælge Ejendomme for at indstille sin autoarkiveringspolitik.

5. I vinduet Indbakkeegenskaber, der vises, skal du klikke på Autoarkiv fanen. Her kan du tilpasse AutoArchive-indstillingerne for denne mappe eller endda deaktivere AutoArchive for den helt.

Okay, nu ved vi, hvordan man autoarkiverer individuelle mapper. Men hvad hvis du slet ikke vil bruge AutoArchive? Hvis du ikke er fan af den automatiske funktion, kan du stadig bruge Arkivering ved at bruge den manuelle proces.

Sådan arkiveres emner manuelt

6. I Outlook skal du klikke på Fil> info menufanen og vælg Oprydningsværktøjer > Arkiv.

7. I dialogboksen Arkiv, der vises, skal du vælge hvilken Mapper vil du Arkiv. Denne proces er næsten den samme som AutoArchive, bortset fra at det er en engangsaftale. Noget andet er, at du endda kan tilsidesætte egenskaben "Do not AutoArchive", hvis du har anvendt det på nogle mapper, men det er valgfrit.

Hvor er Outlook-arkiverede elementer placeret?

8. I Outlook kan du få adgang til arkiverede elementer fra mappen Arkiv i e-mailnavigationsruden til venstre.

9. Du kan også få adgang til arkiver fra Outlook .pst fil, hvor de opbevarer. Du kan komme dertil ved at klikke på Fil > Åbn menufanen og vælg Åbn Outlook-datafil.

10. Som standard er Outlook-arkivets .pst-filplacering:

%UserProfile%DocumentsOutlook-filer

Hvis du ikke har brugt Arkivering i Outlook før, så prøv det. Det hjælper helt sikkert med at holde tingene rene og flytte gamle, ubrugte e-mail-elementer ud af din primære postkasse/.PST-fil. Det er også en god måde at holde .PST-filstørrelsen under kontrol. Og det vil hjælpe med systemets ydeevne!

Hvordan

Sådan finder du din Windows 11-produktnøgle

Hvis du har brug for at overføre din Windows 11-produktnøgle eller bare har brug for den til at udføre en ren installation af operativsystemet,...

Hvordan

Sådan rydder du Google Chrome-cache, cookies og browserhistorik

Chrome gør et fremragende stykke arbejde med at gemme din browserhistorik, cache og cookies for at optimere din browsers ydeevne online. Sådan gør hun...

Tilbud

Prismatchning i butikken: Sådan får du onlinepriser, mens du handler i butikken

At købe i butikken betyder ikke, at du skal betale højere priser. Takket være prismatchningsgarantier kan du få onlinerabatter, mens du handler i...