Sådan gør du vigtige e-mails skiller sig ud i Outlook

Hvordan

VedBen Stockton

Sidst opdateret den11. januar 2020

Næsten enhver kontoransat er nødt til at håndtere en uhåndterlig e-mail-indbakke på et eller andet tidspunkt. Heldigvis kan Microsoft Outlook-brugere drage fordel af forskellige funktioner designet til at gøre vigtige e-mails skiller sig ud.

Disse inkluderer betinget formatering og farvekategorier for at tilføje forskellige skrifttyper og farver til dine e-mails. Sådan bruges disse funktioner i Outlook.

Brug af betinget formatering i Outlook

Betinget formatering giver dig mulighed for at indstille formateringsregler for Outlook-e-mails. Du kan indstille forskellige farver, skrifttyper og stilarter til dine e-mail-meddelelser, som de vises i din indbakke. For at komme i gang skal du oprette en ny betinget formateringsregel.

Klik på Outlook i Outlook Vis> Vis indstillinger i Aktuel visning kategori. I Avancerede visningsindstillinger vindue, klik Betinget formatering.

Oprettelse af en ny betinget formateringsregel

Som du vil se fra Betinget formatering indstillingsvindue, bruger Outlook allerede betingede formateringsregler til visse scenarier. Ulæste e-mails vises for eksempel med blå tekst ved hjælp af Segoe UI-skrifttypen.

For at tilføje din egen betingede formateringsregel skal du klikke på Tilføje knap.

Giv din regel et passende navn, og klik derefter på Skrifttype for at indstille dine formateringsindstillinger som font, farve og størrelse.

Klik Okay for at bekræfte dine fontindstillinger.

Når formateringstilen til din regel er indstillet, skal du klikke på Tilstand knap.

Herfra kan du indstille reglen til at gælde automatisk for e-mails, der indeholder bestemte nøgleord, eller til e-mails sendt til eller fra bestemte e-mail-adresser.

Formatering med e-mail-adresse

For at tilføje en regel, der gælder for e-mails fra en bestemt afsender, skal du skrive e-mail-adressen i Fra -boks, der adskiller flere e-mail-adresser med en semikolon. Du kan anvende dette på alle e-mails sendt fra et enkelt sted ved at skrive @ domain.com, erstatter domain.com med det rigtige domænenavn.

Du kan også gøre dette for e-mails, du sender, i stedet for at modtage, ved at skrive e-mail-adressen i Send til i stedet for.

Formatering efter nøgleordssøgning

Hvis du vil anvende din betingede formateringsregel på e-mails, der indeholder ord, skal du indtaste nøgleordet (eller nøgleord) i Søg efter ordene boks.

Vælg Kun emnefelt i rullemenuen nedenfor for kun at søge i emnefeltet efter dine valgte nøgleord eller Emnefelt og meddelelsesorgan mulighed for at søge i hele e-mailen.

Avancerede betingede formateringsregler

Du kan oprette yderligere komplekse formateringsregler i Flere valg og Fremskreden faner. Herfra kan du anvende din nye regel på e-mails efter deres læstatus, betydning, opfølgningsflag, størrelse og mere.

For at indstille din regel til kun at gælde for ulæste e-mails skal du klikke på Kun varer der er afkrydsningsfelt i Flere valg fanen, og vælg derefter Ulæst fra rullemenuen.

I Fremskreden fanen, kan du oprette specifikke søgninger efter din regel ved hjælp af næsten alle tilgængelige Outlook-data. Klik på Felter indstilling giver dig hundreder af muligheder at vælge imellem. De mest almindelige felter er anført under Ofte anvendte felter kategori.

Klik Tilføj til liste at tilføje disse avancerede søgekriterier til din formateringsregel. Eksemplet nedenfor viser en avanceret søgning efter alle e-mails, der indeholder “Ben” i Emne Mark.

Når du er tilfreds med din regel, skal du klikke på Okay for at bekræfte Okay at lukke Betinget formatering indstillingsvindue.

Brug af e-mail-kategorier

Mens det er muligt kategoriser Outlook-e-mails vha. søgemapper, en anden måde at understrege dine vigtige e-mails er at anvende en kategori. Kategorier har et separat navn og farvetag, så du kan se dem separat.

Et grøn-gul-rødt farvesystem kan hjælpe dig med at prioritere de vigtigste e-mails, f.eks. Som standard tilbyder Outlook kategorier i blå, grøn, orange, lilla, rød og gul. Du kan redigere disse eller oprette dine egne ved hjælp af alternative farver og navne.

Oprettelse eller redigering af kategorier

Klik på for at oprette en ny kategori eller redigere en eksisterende kategori Hjem > Kategoriser> Alle kategorier.

Klik Ny at oprette en ny kategori. Vælg din kategorifarve i rullemenuen, og giv den et navn i Navn boksen ovenfor.

Klik Okay for at gemme din kategori.

Manuel anvendelse af en kategori på Outlook-e-mails

Hvis du manuelt skal anvende en kategori på en Outlook-e-mail, skal du vælge den i Outlook-mappevisningen. Klik Hjem> Kategoriser, og klik derefter på din kategori.

Din kategori vises som en farvet firkant i standardvisningen i Outlook-mappen over modtagelsestidspunktet og -datoen. Navnet på din kategori vises under emnet i e-mail-visningen.

Klik på for at se e-mails efter kategori Vis> Kategorier og rulle til det relevante afsnit til din kategori.

Anvendelse af Outlook-kategorier automatisk

Du kan også bruge Outlook-regler til automatisk at anvende kategorier på visse e-mails. Klik på knappen for at gøre det Fil> Info> Administrer regler og advarsler.

I E-mail-regler fanen til Regler og advarsler Klik på menuen Ny regel knap.

Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg modtager før du klikker Næste.

Vælg søgekriterierne for din farvekategoriregel. For at anvende reglen på e-mails fra en bestemt e-mail-adresse eller domænenavn skal du f.eks. Klikke på Fra folk eller offentlig gruppe afkrydsningsfelt.

I Trin 2 område nedenfor, klik på kriterierne igen (understreget i blåt). Ved siden af Fra indstilling nederst, skriv din e-mail-adresse eller domænenavn.

Hvis Outlook kan finde e-mail-adressen i din eksisterende postkasse, skal du vælge den fra listen, der vises, og derefter klikke på Okay. Hvis det ikke kan, skal du klikke på Afbestille. Reglen oprettes uanset. Klik Næste at fortsætte.

Du kan indstille handlingen til din regel på det næste trin. Klik for at aktivere “Tildel til kategorikategorien”Indstillingen i Trin 1 afsnit.

Vælg den kategori, der skal tildeles til denne regel ved at klikke på a kategori i Trin 2 afsnit nedenfor, før du klikker på Okay, derefter Næste.

Den næste fase giver dig mulighed for at vælge undtagelser fra denne regel. Vælg disse som ovenfor, eller klik på Næste at fortsætte.

I det sidste trin skal du give et navn på din farvekategoriregel, og vælg derefter Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede er i "Indbakke" afkrydsningsfelt for at anvende det retrospektivt på alle dine eksisterende e-mails.

Klik Afslut at oprette og køre reglen. Farvekategorien anvendes på dine e-mails i henhold til de valgte kriterier.

Gå ikke glip af dine vigtige Outlook-e-mails

Brug af farvekategorier og betingede formateringsregler er en god måde at gøre de vigtige e-mails, du sender og modtager, skiller sig ud i Outlook. Glem ikke at gøre det øg din Outlook-produktivitet endnu længere ved at bruge yderligere Outlook-regler og følge op flag for at holde styr på e-mailkæder og vigtige opgaver.

Du kan også Brug Quick Parts i Outlook for hurtigt at tilføje almindelige udsagn til dine e-mail-svar.